Van handmatig gepuzzel naar automatisering en grip op het rooster
Bibliotheek IJmond Noord werkte met verschillende planningtools, wat leidde tot een versnipperd proces met meerdere losse systemen, heel veel handmatig werk en een hoge foutgevoeligheid.
De uitdaging
- Verschillende planningtools naast elkaar.
- Een versnipperd proces met meerdere losse systemen.
- Heel veel handmatig werk.
- Een hoge foutgevoeligheid.
- Kostte Sanna Chou, Coördinator Dienstverlening en planner, wekelijks enorm veel tijd.
- Het handmatig verwerken van wijzigingen, ruilverzoeken en beschikbaarheid voelde als een continue puzzel.
De oplossing
- KEENplanning: het planningsproces compleet getransformeerd.
- Het rooster loopt tegenwoordig veel meer geautomatiseerd.
- Van foutgevoeligheid is geen sprake meer.
Voordelen
- Een aanzienlijke tijdwinst voor Sanna.
- Een merkbare positieve dynamiek op de werkvloer.
- Inzicht: medewerkers hebben nu zelf direct inzicht in de planning en bezetting.
- Onderling ruilen & flexibiliteit: medewerkers ruilen tegenwoordig veel en eenvoudig onderling, met meer vrijheid, flexibiliteit en eigenaarschap over hun eigen agenda.
Van handmatig gepuzzel naar automatisering en grip op het rooster
Bibliotheek IJmond Noord is een dynamische netwerkorganisatie met twee bruisende locaties en een servicepunt. Met een hecht team van 30 medewerkers en maar liefst 100 toegewijde vrijwilligers groeit de organisatie hard. Wat Bibliotheek IJmond Noord uniek maakt, is de bewuste keuze in de rolverdeling: medewerkers werken zowel op de frontoffice als op de backoffice.
Door deze combinatie staan medewerkers direct in verbinding met de bezoekers en de dagelijkse praktijk op de werkvloer. Dit zorgt voor veel meer gevoel bij wat er speelt, waardoor de dienstverlening heel gericht en persoonlijk kan worden afgestemd. Om die sterke verbinding op de vloer soepel te laten verlopen, is een heldere, flexibele en betrouwbare planning onmisbaar.
Situatie voorheen: een versnipperd proces
Voor de overstap naar KEENplanning werkte de organisatie met verschillende planningtools; dat leidde tot een versnipperd proces met meerdere losse systemen, heel veel handmatig werk en een hoge foutgevoeligheid.
Voor Sanna Chou, Coördinator Dienstverlening en planner, kostte het wekelijks enorm veel tijd om al deze losse systemen bij te houden. Het handmatig verwerken van wijzigingen, ruilverzoeken en beschikbaarheid voelde als een continue puzzel. Met de groei van de bibliotheek werd duidelijk dat dit niet langer houdbaar was.
Situatie nu: flexibiliteit en tijdwinst
Sinds de implementatie van KEENplanning is het planningsproces compleet getransformeerd. Het rooster loopt tegenwoordig veel meer geautomatiseerd en van foutgevoeligheid is geen sprake meer. Dit levert niet alleen een aanzienlijke tijdwinst op voor Sanna, maar brengt ook op de werkvloer een merkbare positieve dynamiek.
- Inzicht: medewerkers hebben nu zelf direct inzicht in de planning en bezetting.
- Onderling ruilen & flexibiliteit: medewerkers ruilen tegenwoordig veel en eenvoudig onderling. Ze ervaren hierdoor veel meer vrijheid, flexibiliteit en eigenaarschap over hun eigen agenda.
Toekomstambitie: de stap naar de JUS
De stap naar KEENplanning heeft Bibliotheek IJmond Noord het fundament gegeven dat nodig is om als organisatie verder te schalen. Momenteel werkt de bibliotheek nog niet met de Jaarurensystematiek (JUS), maar wellicht wordt ook deze in de toekomst nog doorgevoerd. Met de flexibele functionaliteiten van KEENplanning ligt de weg open om ook deze stap te zetten.
Herkenbaar voor jouw organisatie?
We laten in een demo zien hoe dit bij jullie zou werken.