Van vijf keer checken naar automatisch de juiste kosten

Voordelen

• Geen declaraties meer controleren.
• Automatische reiskostenverwerking van standaard woon-werkverkeer.
• Automatisch de juiste kosten geboekt, ook voor HRM en Financiën.
• Geen apart overzicht meer voor het MT.

Afscheid van handwerk

CODA staat voor Cultuur Onder Dak Apeldoorn en is het cultuurhuis van de stad. Onder één dak komen cultuur en educatie samen, met onder meer een museum, bibliotheek, Experience Lab, Archief & Erfgoed en een programmering met een breed aanbod aan activiteiten. Er werken zo’n 125 vaste medewerkers en ongeveer 400 vrijwilligers, verdeeld over 6 locaties.

Planning bij CODA draait niet om personen, maar om activiteiten: rondleidingen, workshops en evenementen. Dat vraagt om een systeem dat daarin meebeweegt.

De oude situatie: Excel, agenda en declaratieformulieren

Voor KEENplanning werd de planning bijgehouden in Excel en een digitale agenda, en werden declaratieformulieren digitaal verwerkt. De programmering volgt elk jaar ongeveer hetzelfde ritme: uitzetten en later definitief maken kost steeds twee dagdelen. Voor het museum is dat lastiger te voorspellen, omdat de planning afhangt van de lopende tentoonstellingen en van de scholen die onder andere via het Cultuurmenu op bezoek komen.

In de praktijk betekende de oude werkwijze veel handmatig werk. Declaraties gingen langs meerdere schijven voordat ze waren verwerkt, en omdat de agenda openbaar was, vormde dit ook een veiligheidsrisico. Het werk kon efficiënter worden ingericht.

De keuze voor KEENplanning

CODA koos voor KEENplanning vanwege de aansluiting met AFAS. Daarnaast waren er een aantal must-haves, juist omdat er vanuit activiteiten wordt gepland. Ook belangrijk was de mogelijkheid om kosten projectmatig te verwerken op verschillende grootboekrekeningen. Volgens CODA kon geen andere leverancier dat bieden.

De nieuwe situatie: minder handwerk, automatisch de juiste kosten

Na het definitief maken van de uitvraag wordt de planning in AFAS geplaatst. De docenten zien daardoor direct welke uren aan een evenement gekoppeld zijn en worden via AFAS uitbetaald.

De opbrengsten zijn duidelijk merkbaar:

• Geen declaraties meer controleren. Het handwerk dat vroeger vijf keer gecheckt werd, is vervallen.
• Geen apart overzicht meer voor het MT. Gegevens over docenten in vaste dienst worden rechtstreeks uit het systeem gehaald.
• Automatische reiskostenverwerking. Standaard woon-werkverkeer wordt automatisch meegenomen.
• Automatisch de juiste kosten geboekt. Dat is voor HRM en Financiën een stuk efficiënter werken.

De winst zit voor CODA vooral in het wegvallen van handwerk. Dat bespaart tijd, maar het maakt het werk vooral ook efficiënter. De doelen die CODA vooraf had gesteld, zijn zeker behaald.

CODA communiceerde helder richting de docenten, en ICT is een goede vraagbaak voor het docententeam. Zo kwam iedereen vlot op weg en ontstond er draagvlak binnen de organisatie.

Tips voor andere organisaties

Welke organisaties hebben volgens CODA baat bij KEENplanning? Diensten met ochtend-, middag- en avonddiensten die al met AFAS werken. Verwerking in KEENplanning is volgens CODA makkelijk op te pakken.

Wie, zoals CODA, vanuit activiteiten plant in plaats van vanuit personen, kan met enkele aanpassingen ook prima uit de voeten met het systeem. Het kan hier en daar wat extra aandacht vragen om het goed voor elkaar te krijgen.

Samen sterker geworden

CODA was voor ons een soort pilot: vanuit activiteiten plannen is iets anders dan het plannen van personen, waar KEENplanning oorspronkelijk sterk in is. Dankzij de inbreng van CODA weten we beter wat organisaties met deze manier van plannen nodig hebben. Aan de meeste must-haves is inmiddels voldaan. Voor enkele punten, zoals multi-edit en het urenoverzicht voor het MT, werken we samen verder aan een oplossing. Die gesprekken verlopen open en constructief, en de uitkomsten komen ook andere organisaties ten goede.

Samen vooruit kijken

Met de uitbreiding van het klantencontactcentrum in het vooruitzicht, blijven we samen kijken hoe KEENplanning CODA zo goed mogelijk kan blijven ondersteunen.