Overstappen van je huidige planningspakket
Een overstap voelt groot: er zit historie in het oude pakket, medewerkers zijn eraan gewend en niemand wil middenin het jaar zonder kloppende saldi zitten. Zo pakken we het aan, en dit zijn de drie vragen die er echt toe doen.
Wat gebeurt er met onze historie en saldi?
Dit is de vraag waar elke overstap op scharniert, dus het eerlijke antwoord eerst: we nemen de beginstanden over, niet elke losse dienst uit het verleden. Het verlof wordt vastgelegd in AFAS zelf (dat richten we bij de overstap in) en de jaarurenstanden komen in KEENplanning. Beide standen nemen we per medewerker over, zodat de teller vanaf dag één klopt en niemand uren verliest. Een afgesloten periode is voor de dagelijkse praktijk vooral interessant om die saldi: de losse diensten van vorig jaar heb je zelden meer nodig, en je oude pakket of export blijft beschikbaar als archief.
Wil je wél terugkerende patronen en dienstensets uit het oude pakket meenemen (basisroosters, werkpatronen, diensttypen), dan helpen we die opnieuw op te zetten in KEENplanning.
Een klant werkte destijds nog met Excel. Medewerkers gaven verlof door aan hun planner, maar vergaten dat vervolgens ook echt in AFAS te laten verwerken. Na een jaar was het "verlofstuwmeer" opgelopen tot dertig dagen: bij zo'n tweehonderd medewerkers een fors kostenpost, en vooral een ondermijning van de eerlijkheid binnen het team. Precies waarom we bij een overstap op kloppende beginstanden staan.
Hoe lang zijn we ermee bezig?
Technisch gaat het snel: KEENplanning staat vaak al vóór de eerste afspraak geïnstalleerd en werkt dan als een module in AFAS. De doorlooptijd zit daarna vooral in zorgvuldig live gaan. We werken in vijf fasen met per fase een mijlpaal, en een proof of concept waarin planners met echte data oefenen vóórdat het oude pakket uitgaat. Voor een midmarket-organisatie is de doorlooptijd doorgaans vier tot zes weken. Het oude en het nieuwe systeem draaien kort naast elkaar; de overstap zelf plannen we op een natuurlijk moment, zoals een maand- of periodegrens, zodat de saldi op een schone streep worden overgenomen.
Wat merken medewerkers ervan?
Minder dan je denkt, en dat is precies de bedoeling. Medewerkers krijgen geen nieuwe app en geen nieuwe inlog: het rooster, het verlofsaldo en de jaarurenstand staan in AFAS InSite, waar ze al inloggen voor hun loonstrook. De verandering die ze wél merken is positieve: hun eigen stand altijd inzichtelijk, diensten ruilen zonder mailtje aan de planner, en een rooster dat klopt. Adoptie is bij een overstap het echte risico, niet de techniek, daarom is dit hoe wij bouwen.
"We werkten met een ander, groot planningspakket. De eenvoud, de integratie met AFAS en de directe communicatie waren de redenen om over te stappen, en daar hebben we geen spijt van."
Twijfel je of overstappen nu het moment is?
Plan een korte kennismaking. We kijken mee, soms is het antwoord ook: nog even niet.