Grip bouw je van onderaf op
Iedereen wil het liefst bovenin beginnen, met dashboards en grip op kosten. Maar als de basis niet klopt, kloppen de cijfers ook niet. De Planpiramide is het denkmodel waarmee wij naar planning kijken: gebruiksgemak en processen vormen samen de basis en gaan hand in hand, sturen komt pas als die twee geregeld zijn. En alles rust op een fundament van structuur, kennis en betrokkenheid.
Eerst de basis samen, dan pas sturen
Gebruiksgemak en processen versterken elkaar: zonder gebruik geen kloppend proces, zonder kloppend proces geen gebruik. Daarom pak je ze samen op. Elke laag levert iets eigens op, onder de lagen liggen de acht dimensies die de Planscan meet, en door alle lagen heen loopt één rode draad: doorlopend inzicht in uren, bezetting en kosten.
Sturen
Zien we op tijd wat eraan komt, en kunnen we er nog iets aan doen?
Vooruitkijken en op tijd bijsturen: nu al zien waar bezetting, uren en kosten uitkomen, en bijsturen met het rooster in plaats van met geld. Sturen komt pas als gebruiksgemak en processen allebei staan.
Levert op: inzicht en overzicht vooruit
- Data & inzicht
- Strategie & sturing
- Kosteninzicht & TCO
- Continu verbeteren
Gebruiksgemak
Kunnen én willen medewerkers en planners ermee werken?
Zo eenvoudig dat een medewerker zegt: ik begrijp het. Wordt de oplossing niet gebruikt, dan kost het voortdurend moeite om het proces draaiende te houden, en stuur je in het beste geval op onbetrouwbare data.
Levert op: leuker werk en minder ruis
- Medewerkerbeleving
- Mensen & adoptie
Processen
Is planning één lopend, kloppend proces met AFAS?
Van onboarding tot loonstrook één proces vanuit één bron. Toeslagen, jaaruren, plus-minuren en controle zitten in het proces zelf, niet in het hoofd van de planner of in een spreadsheet ernaast.
Levert op: grip en rust in de organisatie
- Proces & werkwijze
- Techniek & integratie
Structuur, kennis en betrokkenheid
Eén bron in AFAS, kennis van AFAS, cao en sector, en de belofte dat we doorgaan tot iedere organisatie goed plant.
Levert op: een implementatie die standhoudt
Sturen heeft pas zin als de basis draagt
De basis draagt als medewerkers en planners het systeem dagelijks gebruiken, zonder workarounds ernaast, én de gegevens uit het proces kloppen en actueel zijn. Wie eerder gaat sturen, stuurt op onbetrouwbare data. Van onderaf betekent niet dat je bij nul begint. De meeste organisaties hebben al iets staan, dus de vraag is niet waar je begint, maar wat nog niet draagt. Herken je een van deze signalen?
Gebruiksgemak
- Medewerkers houden hun uren of wensen ook nog ergens anders bij.
- Ruilen en verlof lopen via de app-groep of de planner.
- De planner is de enige die het systeem echt snapt.
Processen
- Planning en urenregistratie zijn twee losse werelden.
- Aan het eind van de maand volgt een controleronde achteraf.
- Cao-regels zitten in het hoofd van de planner.
Sturen
- Er wordt om dashboards gevraagd, maar niemand vertrouwt de cijfers.
- Bezetting en kosten zie je pas achteraf.
- Een tekort in de jaaruren komt pas aan het licht als er niets meer aan te doen is.
Doorlopend inzicht, door alle lagen heen
Niet af en toe een stand, maar cijfers die altijd actueel zijn, voor iedereen hetzelfde, en ook vooruit kijken. Het best zichtbaar is dat aan de urenbalans: jaaruren of plus-minuren. Is die een losse berekening, dan komt een tekort pas aan het licht als er niets meer aan te doen is. Zit hij verweven in het plannen, dan loopt hij door alle drie de lagen.
In het gebruiksgemak
Een medewerker klikt op zijn naam en ziet zijn eigen stand en de opbouw ervan, per maand of cumulatief.
In de processen
Bij elke dienst en elke wijziging wordt de stand direct bijgewerkt, zonder spreadsheet ernaast.
In het sturen
Omdat de stand vooruit kijkt, zien medewerker, planner en management nu al waar iemand aan het einde van het jaar uitkomt.
Hetzelfde geldt voor bezetting en kosten: een bezetting die weken vooruit laat zien waar een gat valt, en kosten die al bij het plannen zichtbaar zijn in plaats van pas bij de maandafsluiting.
Structuur, kennis en betrokkenheid
Onder de piramide ligt het fundament. Het bepaalt hoe licht of zwaar de opbouw is, wat die kost, en of de piramide blijft staan.
Structuur
Eén bron: AFAS, en vaste afspraken
De bron is de keuze onder de piramide: een integratie in AFAS in plaats van een koppeling ernaast. Geen apart account voor de medewerker, geen twee systemen die uit elkaar lopen, en cijfers die er al liggen in plaats van dat je ze bij elkaar moet zoeken. De afspraken zijn wat je vastlegt in plaats van in hoofden bewaart: de bezetting die per locatie of dagdeel nodig is, de cao-regels in het systeem en wie na de livegang waarvoor verantwoordelijk is.
Kennis
Van AFAS, de cao en de sector
Eén partij die de hele keten begrijpt: de inrichting in AFAS, de planning zelf en de dagelijkse praktijk, van de cao tot de jaaruren. Er zit geen koppelpartij of tweede leverancier tussen, dus werkt iets niet zoals verwacht, dan wordt er niet met de vinger gewezen.
Betrokkenheid
We gaan door tot iedere organisatie goed plant
Niet alleen bij de organisaties die het zelf voor elkaar krijgen, maar bij allemaal, ook als het ergens langer duurt. Dat kan omdat we AFAS kennen, ons op een paar sectoren richten, per sector een community hebben en de software zelf ontwikkelen.
Sturen op vandaag, dit kwartaal en dit jaar
Sturen betekent: op tijd zien wat eraan komt, en daar nog iets aan kunnen doen. Dat gebeurt op meerdere tijdshorizonnen tegelijk, met één stuurvraag per rol.
“Waar sta ik aan het einde van het jaar als er niets verandert, en wat kan ik daar nu zelf aan doen?”
“Waar zitten de komende weken de gaten, en wie kan ze vullen binnen zijn uren?”
“Vanaf welk moment lopen norm en realisatie uit elkaar, en wat kost dat aan inhuur?”
“Sluit de formatie aan op de vraag van het komende jaar?”
Waar staat jullie planning in de piramide?
De Planscan meet in twintig vragen alle acht dimensies en laat per laag zien hoe stevig die staat. Je krijgt direct een profiel en een advies over welke laag je eerst oppakt.
