Van losse Excel-bestanden naar grip en draagvlak

Voordelen

• Minder handmatig werk, minder fouten, meer overzicht.
• Vervanging regelen is eenvoudiger en sneller.
• Medewerkers begrijpen hun jaaruren en zijn zelfredzamer.
• Planners hebben minder werk, maar meer grip.

“Als je het écht begrijpt, kun je het ook uitleggen. Dáár begint vertrouwen.”

Grip, eenvoud & adoptie

Mensen ondersteunen en stimuleren in hun ontwikkeling en samen bouwen aan een gezonde (digitale informatie-)samenleving. Dat is de missie van Bibliotheek Bollenstreek. Dit vraagt om een robuuste, toekomstbestendige organisatie die wendbaar genoeg is om de volle breedte aan maatschappelijke functies aan te bieden. Met 70 collega’s, 8 locaties en een grote variatie aan functies is goede personeelsplanning daarvoor essentieel. Lange tijd werkte Bibliotheek Bollenstreek hiervoor met Excel, een methode die steeds minder paste bij de schaal en dynamiek.

Moniek Ebisch, HR-consulent bij Bibliotheek Bollenstreek, kreeg de leiding in het traject richting verbetering. Haar aanpak is praktisch, inhoudelijk én mensgericht: “Ik houd van aanpakken, data en inzicht. Want als je inzicht hebt, kun je betere keuzes maken.”

De uitdaging: van losse Excel-bestanden naar grip en overzicht

De aanleiding voor verandering ontstond vanuit een herkenbare situatie: planning en urenregistratie werden bijgehouden in Excel. Maar door de groei van de organisatie en de complexiteit van de roosters ontstonden er steeds meer knelpunten:

• Gebrek aan inzicht en overzicht door het gebruik van verschillende, niet-gekoppelde bestanden.
• Verschillende werkwijzen per locatie; een uniforme werkwijze ontbrak.
• Veel handmatig werk, bijvoorbeeld rondom verlof, verzuim en wijzigingen.
• Moeilijk ruilen en vervangen.
• Hoge foutgevoeligheid door handmatig werk en duplicatie.

Om deze knelpunten op te lossen, werd besloten een roosterprogramma aan te schaffen. In eerste instantie lag de focus op de vestigingen en het inplannen van uitleendiensten in de frontoffice. Al snel werd dit gecombineerd met het invoeren van de jaarurensystematiek (JUS), waardoor de implementatie ook de backoffice raakte. De wens was helder: één uniforme werkwijze, met minder handmatig gedoe en meer overzicht.

De oplossing

Voor Bibliotheek Bollenstreek waren er vier doorslaggevende redenen om te kiezen voor KEENplanning:

• Niet te complex: de oplossing moest passen bij de organisatie: gebruiksvriendelijk, logisch en niet “te zwaar”.
• Integratie met AFAS: afscheid van dubbel werk en foutgevoeligheid, met toegang voor medewerkers via de al vertrouwde AFAS-omgeving.
• Een echte samenwerkingspartner: niet alleen een leverancier, maar iemand die meedenkt, luistert en samen wil bouwen aan een oplossing die past bij de bibliotheekbranche.
• Een JUS-tool: die inzicht geeft in jaaruren en medewerkers helpt begrijpen waar ze staan.

Van twijfel naar vertrouwen

Verandering is zelden makkelijk. Ook bij Bibliotheek Bollenstreek was er hier en daar eerst twijfel. Excel had jarenlang gefunctioneerd, en het idee van een nieuw systeem, zeker in combinatie met de JUS, voelde spannend.

Maar toen het traject eenmaal liep, bleek het prima behapbaar. Stap voor stap, met voldoende uitleg en begeleiding, groeide het vertrouwen.

De nieuwe situatie: minder werk, meer flexibiliteit en beter overzicht

De nieuwe situatie geeft Bibliotheek Bollenstreek iets dat eerder ontbrak: overzicht en grip. Wat er nu anders is:

• Overzichtelijke roosters met direct inzicht in bezetting en planning.
• Minder foutgevoeligheid, doordat handmatig werk en duplicatie drastisch zijn verminderd.
• De flexpool heeft beter inzicht in het rooster op de mobiele telefoon en via automatische berichten vanuit KEENplanning.
• Vervanging regelen is makkelijker, waardoor het team wendbaarder is.
• Ondersteuning van JUS, inclusief inzicht voor medewerkers én organisatie.
• Planners zijn minder tijd kwijt, maar hebben meer grip.

Het resultaat? Een planning die klopt én organisatiebreed gedragen wordt.

Unieke inzichten & aanpak: betrokkenheid als succesfactor

Een belangrijk deel van het succes zit in de manier waarop het traject is aangepakt. Moniek was projecteigenaar, centraal aanspreekpunt en inhoudelijke kartrekker. Hierdoor bouwde de organisatie voldoende kennis van het systeem op. Met die kennis én het vermogen om het uit te leggen, wist ze draagvlak te creëren binnen de hele organisatie. Haar filosofie is eenvoudig, maar krachtig: “Echt goed begrijpen hoe het werkt is het belangrijkste. Dan kun je het uitleggen aan medewerkers. Dat zorgt voor vertrouwen en zelfredzaamheid.”

Wat volgens Moniek het verschil maakte:

• Betrokkenheid vanaf het begin: medewerkers meenemen in het proces, zodat het van “iets nieuws” naar “iets van ons” gaat.
• Goed luisteren en ruimte geven voor vragen: niet invullen of aannames doen, maar zorgen dat iedereen begrijpt wat er gebeurt.
• Kritisch kijken naar processen: niet alleen het systeem aanpassen, maar samen blijven checken: werken we richting ons doel?

Twijfel je nog?

Voor organisaties die nu nog twijfelen over dezelfde stap, is Moniek helder: “Niet twijfelen. Gewoon doen.” Want het resultaat is niet alleen een efficiëntere planning, maar vooral een organisatie die meer overzicht heeft, beter samenwerkt en met vertrouwen vooruit kan.

“Makkelijk in contact, persoonlijk in de samenwerking en jullie doen echt iets met mijn input. Je wordt serieus genomen als klant.”