Toekomstbestendig plannen, van 10 naar 3 uitzendkrachten
De taken van een bibliotheek zijn breder geworden en vragen meer flexibiliteit van medewerkers. Met KEENplanning, volledig geïntegreerd in AFAS, regelen de teams van dbieb nu bijna alles zelf.
Bibliotheken
De uitdaging
De taken van een bibliotheek zijn veranderd; er wordt meer flexibiliteit van medewerkers gevraagd, en een planoplossing moet dat ondersteunen. dbieb had geen inzicht in de inzet en werkte met tien uitzendkrachten, terwijl de eigen medewerkers niet optimaal ingezet konden worden.
De oplossing
Een volledig in AFAS geïntegreerde planoplossing, makkelijk te gebruiken voor planners én medewerkers. Medewerkers en managers hebben inzicht, en wat nog belangrijker is: de teams regelen onderling bijna alles zelf. Dat is prettig voor medewerkers, en het aantal uitzendkrachten ging van tien naar drie.
Voordelen
- Volledige integratie in AFAS, dus medewerkergegevens zijn direct beschikbaar.
- Doorontwikkeld om aan te sluiten bij de werkwijze van bibliotheken.
- Werken met de jaarurensystematiek is eenvoudig; medewerkers én managers hebben altijd inzicht in hun stand.
- Medewerkers zijn zelfredzaam en regelen het meeste onderling.
“Alleen met een gebruiksvriendelijke planoplossing kunnen medewerkers goed uit de voeten.”
Toekomstbestendig plannen
Nicole Bevers is teamleider frontoffice bij dbieb, sinds begin 2024 klant voor KEENplanning. Nicole is binnen dbieb de drijvende kracht achter het werken met een plansysteem. We spraken met haar over de keuze voor KEENplanning en hoe dat bevalt.
Uitbreiding van taken
dbieb is een moderne bibliotheek met vijf vestigingen in de gemeenten Leeuwarden en Tytsjerksteradiel. De werkzaamheden van bibliotheken zijn de afgelopen jaren steeds breder geworden: het is allang niet meer alleen het uitlenen van boeken. Allerlei maatschappelijke activiteiten vinden plaats in en rond de bibliotheek. “Dat betekent ook iets voor het plannen van medewerkers,” vertelt Nicole. “Onze leesconsulenten bepalen voor een groot deel hun eigen rooster; voor de frontoffice is dat anders. Die moet altijd met voldoende medewerkers bezet zijn.”
“Werken in Outlook was echt een stap terug”
dbieb was al gewend om met een roostersysteem te werken, maar liep tegen punten aan waar het niet mee uit de voeten kon. “Het lukte ons niet om daar goede afspraken over te maken met de leverancier. Daarom hebben we destijds een stap teruggezet en zijn we weer in Outlook gaan plannen, wel met het idee om zo snel mogelijk weer met een echte planoplossing te werken.”
Dat Outlook-rooster bleek te bewerkelijk. Samenwerken en zelfroosteren waren lastig: allemaal verschillende versies en lijstjes om de roostering rond te krijgen. Omdat dbieb ook met de jaarurensystematiek wilde gaan werken, werd een echte planoplossing een ‘must’. “Je kunt geen jaaruren uitrekenen in Outlook, en zeker niet voor een grote groep medewerkers van verschillende afdelingen en diensten.”
Op zoek naar integratie in AFAS
Zo kwam dbieb via AFAS bij KEEN Integrations terecht. “Zij hebben AFAS als uitgangspunt en hebben daarop een planoplossing gebouwd. Dat is een grote pré. Andere systemen hebben vaak geen koppelingen, en als die er wel zijn, levert dat vaak gedoe op.” Samen met de andere Friese bibliotheken en met Fers, de ondersteunende organisatie in Friesland voor alle bibliotheken en cultuurinstellingen, onderzocht dbieb of KEENplanning bij hun manier van plannen aansloot.
Inmiddels werkt dbieb al een mooie tijd met KEENplanning. Medewerkers ervaren het als eenvoudig en prettig; ze regelen het meeste zelf. Onderling ruilen en het opvangen van diensten die openvallen, lossen ze samen op. “Fijn voor de medewerkers en fijn voor dbieb als werkgever. Tevreden medewerkers én, doordat ze zelf veel regelen, nog maar drie uitzendkrachten in plaats van tien.”
Bij vragen kunnen medewerkers terecht bij de coördinator van dbieb. Zij heeft contact met Fers, en zo bouwt dbieb zelf expertise op. Een extra voordeel: ook de vrijwilligers kunnen worden meegenomen in KEENplanning. “We hebben ze, zonder extra licentiekosten, toegevoegd in AFAS en ze kunnen straks ook zelf in KEENplanning. Zo hoeven we geen aparte registratie voor vrijwilligers bij te houden.” Voor de resterende wensen is een roadmap gemaakt, die in de loop van het eerste jaar is ingevuld.
Tot slot
“We hebben met KEEN Integrations een samenwerkingspartner. Plannen is meer dan alleen een roosterpakket. Daar helpen ze ons in, en wij kunnen aangeven welke ondersteuning we graag zien en verwachten. Dat is een prettige wisselwerking.”
“Wij zien KEEN echt als onze partner in het hele systeem, en dat is heel fijn. We zijn van tien externe krachten teruggegaan naar drie, omdat we nu veel meer kunnen sturen op uren en daardoor minder afhankelijk zijn van externen.”
Herkenbaar voor jouw organisatie?
We laten in een demo zien hoe dit bij jullie zou werken.