Hoe het begon

Die vraag van EntreaLindenhout was niet toevallig. De jeugdzorg had keuze genoeg uit planningssystemen. Maar die waren vooral complex en duur, en sloten niet of slecht aan op AFAS. Het gevolg: dubbel werk, losse lijstjes en een planner die meer met systemen bezig was dan met mensen.

EntreaLindenhout plant na zes jaar nog steeds met KEENplanning, en inmiddels werken ook andere jeugdzorgorganisaties ermee. In dit artikel delen we wat we in die zes jaar hebben geleerd.

De jeugdzorg in cijfers

Eerst de context, want plannen in de jeugdzorg doe je in een sector onder druk.

  • Ruim 38.000 mensen werken in de jeugdzorg.
  • Het personeelstekort loopt volgens de arbeidsmarktprognose op van 3.100 mensen in 2026 naar 4.500 in 2035.
  • 43 procent vindt de werkdruk (veel) te hoog.
  • Het verzuim steeg van 4,7 procent in 2015 naar 7,7 procent in 2024.

Tegelijk vindt 93 procent van de medewerkers het werk inhoudelijk leuk (meting van mei 2024). De mensen willen dus wel. De vraag is of de organisatie eromheen het hun makkelijk maakt. Een goede planning is daar een groot deel van.

Les 1: één systeem is eerlijker dan twee

Wie naast AFAS plant, registreert dubbel. Wat de planner weet, staat niet altijd in het systeem. Dat lijkt een administratief probleem, maar het is meer dan dat.

Bij een van onze klanten werd verlof wel bij de planner aangevraagd, maar niet in AFAS gezet. Zo groeide het verlofstuwmeer naar 9.000 uur. Een jaar na de overstap naar één geïntegreerd systeem was dat gehalveerd tot 4.500 uur.

Dat is een flinke kostenbesparing. Maar nog belangrijker: het is eerlijker. Iedere medewerker wordt op dezelfde manier behandeld, en wie verlof opneemt, ziet dat ook terug.

Daarom haalt KEENplanning de gegevens uit AFAS op en stuurt de uitkomst terug naar AFAS. Medewerkers, contracten, verlof en verzuim komen uit één bron. Een Excel-lijst ernaast is niet meer nodig.

Les 2: inzicht in plus- en minuren moet doorlopend zijn

Op een woongroep is flexibiliteit al de praktijk. Avonddiensten, nachtdiensten en slaapdiensten zijn ongelijk van lengte. Niemand probeert elke week precies op de contracturen uit te komen: de ene week werk je meer, de andere week minder.

Het probleem is niet de flexibiliteit, maar het overzicht. Een stand die pas aan het eind van het jaar bekend is, valt niet meer bij te sturen. Maar het gaat om meer dan het einde van het jaar. Met doorlopend inzicht zien planners en medewerkers het elke week, en kunnen ze samen zorgen dat de uren niet uit de pas gaan lopen. Een kleine plus of min los je op in het volgende rooster, lang voordat het een probleem wordt.

In KEENplanning wordt de plus-minstand, of de jaarurenstand, direct in de planning bijgewerkt. Bij de maandafsluiting gaat die ook naar AFAS. De planner ziet wie ruimte heeft, de medewerker ziet de eigen stand. Zo is er het hele jaar door overzicht, en geen verrassing in december.

Dat past bij de gedachte achter de cao Jeugdzorg, die uitgaat van transparantie: iedere werknemer heeft volgens artikel 13.1.1 te allen tijde vrije toegang tot de eigen werkbelasting en inzetbaarheid. Hoe je de jaarnorm en het saldo berekent, lees je op onze pagina over jaaruren.

Les 3: eenvoud wint het van functies

Parlan werkte met een groot, complex planningspakket. Het kon veel, maar dat was precies het probleem: te veel knoppen, te veel uitzonderingen en te weinig grip. Planners en medewerkers konden er slecht mee uit de voeten.

Sinds de overstap naar KEENplanning plannen ze vanuit dezelfde plek als waar ze hun verlof, verzuim en declaraties al regelen: InSite, het medewerkersportaal van AFAS. Geen aparte app, geen apart account, en mutaties en toeslagen komen automatisch op de juiste plek terecht. Dat gebruiksgemak en die integratie maken het werken voor planners en medewerkers echt fijner.

“De eenvoud, de integratie met AFAS en de directe communicatie waren de belangrijkste redenen voor onze overstap. En daar hebben we helemaal geen spijt van!”

– Adri Mors, HR-manager, Parlan

Het hele verhaal lees je in het klantverhaal van Parlan. Onze les: bouw precies wat nodig is voor plannen in de jeugdzorg, en niet meer. Een planner op een woongroep heeft geen behoefte aan een vliegtuigcockpit.

Les 4: flexibiliteit moet je verdienen

De positie van medewerkers in de jeugdzorg is goed. Er is een tekort aan mensen, en dat merk je. Ik hoor steeds vaker: “Ik wil die dienst niet draaien.” Of medewerkers willen niet zo flexibel werken. Dat is begrijpelijk, en organisaties moeten daar rekening mee houden.

Flexibiliteit is dus niet vanzelfsprekend. Je moet hem verdienen, door de medewerker ook iets terug te geven: zeggenschap over het eigen rooster.

Daarom regelt de medewerker in KEENplanning zelf en fiatteert de planner. Medewerkers ruilen diensten onderling, schrijven zich in op open diensten en vragen wijzigingen aan, binnen de kaders van de organisatie. Dat zeggenschap ertoe doet, zie je ook in de cijfers: jeugdzorgmedewerkers die regelmatig zelf beslissen hoe ze hun werk uitvoeren, verzuimen minder dan collega’s die dat zelden kunnen (6,6 tegen 7,5 procent). En de organisatie houdt grip, omdat alles binnen de kaders en in AFAS blijft.

Les 5: transparantie werkt het best in het team

Transparantie gaat niet alleen over de medewerker en de eigen stand. Het gaat ook over het team.

Als een team samen ziet waar de gaten zitten en wie nog ruimte heeft, ontstaat een sfeer van samen doen. Dan lost het team een open dienst vaak zelf op. Dat verhoogt de flexibiliteit en verlaagt de kosten, bijvoorbeeld voor inhuur.

En jaaruren?

In de cao Jeugdzorg 2026-2027 is de jaarurensystematiek een belangrijk onderwerp. Vakbonden maken zich zorgen dat minuren aan het eind van het jaar bij de medewerker worden neergelegd. Die zorg snap ik.

Onze ervaring na zes jaar: met goede kaders versterkt een jaarurensystematiek de medewerker én de organisatie. Mits het systeem eromheen flexibel, transparant en eenvoudig is, precies zoals in de lessen hierboven. In ons artikel Jaaruren in de jeugdzorg lees je waar de discussie echt over gaat en wat je nu al kunt doen.

De komende zes jaar

De krapte gaat niet weg. Het tekort groeit volgens de prognose verder. Dat maakt plannen niet makkelijker, maar wel belangrijker.

Wij blijven doen wat we zes jaar geleden begonnen: plannen eenvoudig maken, volledig in AFAS, met inzicht voor iedereen. Flexibel en eenvoudig plannen versterkt de medewerker én de hele organisatie.

Bronnen