17 teams van Entrea Lindenhout plannen in KEENplanning
Van Excel en geprinte ORT-lijsten op de deur naar planning die volledig in AFAS blijft. Een middelgrote jeugdzorginstelling met ruim 1.700 medewerkers koos voor de kracht van eenvoud.
Jeugdzorg
De uitdaging
In de gehele jeugdzorg nam de druk toe, met steeds meer regels en systemen naast elkaar. Plannen gebeurde nog in Excel, wat veel handmatig werk gaf, en verlof dat apart aan AFAS moest worden doorgegeven ging daardoor vaak fout. Een nieuw systeem was nodig, maar wel een dat eenvoudig te gebruiken is en geen aparte applicatie naast AFAS wordt.
De oplossing
Een volledig in AFAS geïntegreerde planningsapplicatie: KEENplanning. Samen met planners, HR, managers en medewerkers is niet alleen gezorgd dat de techniek aansluit, maar ook dat er goed gewerkt ging worden met de planning.
.jpg)
Voordelen
- Het verlofstuwmeer is aanzienlijk kleiner geworden nu verlof tussen AFAS en KEENplanning is geïntegreerd.
- Wél een planoplossing, maar geen aparte applicatie die buiten AFAS onderhouden moet worden.
- Medewerkers hoeven geen ORT-lijsten meer op te sturen. De salarisadministratie hoeft deze lijsten niet meer te verwerken.
Zelfsturende teams, geprinte lijsten op de deur
Entrea Lindenhout is een fusie tussen Entrea en Lindenhout, twee jeugdzorgorganisaties in midden-Gelderland. Met ruim 1.700 medewerkers is het een middelgrote jeugdzorginstelling. Een deel van de medewerkers werkt als begeleider in de huizen waar jongeren overdag of ook ’s nachts aanwezig zijn.
De teams zijn zelfsturend. Dat betekent dat de leden van de teams samen de invulling bepalen. Deze taak is gedelegeerd aan de planner van het team. De planner hield in Excel de planning en de ORT-lijsten bij. Deze lijsten werden geprint en op de deur opgehangen. Wijzigingen werden op de print gezet en door de planner verwerkt. Gevolg: onduidelijkheid, fouten en veel werk om alles goed aan te leveren bij de salarisadministratie, die vervolgens veel werk had om de wijzigingen te verwerken.
Medewerkers hadden door de fusie en allerlei andere veranderingen geen behoefte aan nóg een verandering. Het verandertraject dat onvermijdelijk hoort bij het implementeren van een nieuwe planoplossing vergde in de beginfase daarom extra aandacht. Veel uitleggen en vragen snel beantwoorden zijn belangrijke onderdelen geweest die ervoor zorgden dat de teams ondertussen al geruime tijd met KEENplanning werken.
“Vanuit de IT-architectuurgedachte van ‘zo min mogelijk systemen en alles maar 1 keer op 1 plek vastleggen’ is deze planningsoplossing de perfecte oplossing. Door de strakke integratie met Afas blijft bijna alles binnen dat domein. Beheer, ondersteuning, uitbetalingen, HR-aanpassingen: alles onder 1 standaard dak.
KEEN Integrations is een flexibele club die, ook als de organisatieverandering even tegenzit, goed meedenkt en mee verbetert om er een succes van te maken.
Aansluitend op de bovenstaande punten: de kracht van eenvoud. Planningen en alles eromheen zijn al moeilijk genoeg, KEENjaaruren maakt het niet moeilijker maar juist eenvoudiger: geen complexe beheerinstellingen, duizend vinkjes en ontelbare opties.”
Herkenbaar voor jouw organisatie?
We laten in een demo zien hoe dit bij jullie zou werken.