Van papieren declaraties naar één gestroomlijnd proces in AFAS
Met 25 locaties en 1.800 medewerkers liep Noorderpoort vast op stapels declaratieformulieren, handmatig werk en eindeloze correcties. Na de implementatie van KEENdeclaratie is dat verleden tijd.
Onderwijs & Sport
De uitdaging
- Veel verschillende formulieren en geen uniforme werkwijze tussen locaties.
- Veel handmatig werk per locatie, foutgevoelig door de handmatige verwerking.
- Hoge werkdruk op de financiële en salarisadministratie.
- Een complexe en tijdrovende belastingaangifte, onder andere voor de IB47.
De oplossing
Na een korte demo koos Noorderpoort voor KEENdeclaratie, en rolde het organisatiebreed uit vanuit één pilotlocatie: met vooraf bepaalde verwachtingen, gezamenlijk vastgesteld beleid, eigenaarschap per locatie en één vast aanspreekpunt. Noorderpoort bouwde er ook een eigen portalpagina in AFAS InSite bij, met instructievideo's, zodat medewerkers zelfstandig een declaratie kunnen indienen.
Het resultaat
Declaraties worden nu direct in AFAS verwerkt. Locaties hebben inzicht en overzicht, zonder aparte sub-administraties, en het onnodige handmatige werk is verdwenen.
- Flinke tijdsbesparing
- Minder foutgevoeligheid
- Alles in één systeem: AFAS
- Meer structuur en uniformiteit over alle 25 locaties
- Betrouwbare stuurinformatie voor controllers
Marion Boonstra, financiële administratie en gebruikerssupport bij Noorderpoort, kreeg onlangs van een medewerker de reactie: “Is dit het?” — precies de eenvoud waar Noorderpoort naar op zoek was.
Marion Boonstra, financiële administratie en gebruikerssupport bij Noorderpoort.
Volgens Albert en Marion zit de kracht niet alleen in de techniek, maar ook in de manier waarop het proces wordt ingericht: duidelijk, gestructureerd en volledig geïntegreerd in AFAS.
“Referenties uit vergelijkbare onderwijsorganisaties, gecombineerd met een sterke prijs-kwaliteitverhouding, gaven vertrouwen om de stap naar automatisering te zetten.”
— Albert Raven, Functioneel beheerder AFAS, Noorderpoort
Herkenbaar voor jouw organisatie?
We laten in een demo zien hoe dit bij jullie zou werken.