Van ingewikkeld handwerk naar rust en overzicht in de 24/7 jeugdzorg

Voordelen

• Minder handmatige controles en afstemming.
• Geen dubbele invoer: de planning loopt rechtstreeks naar het HR- en salarissysteem.
• Geen afhankelijkheid meer van IT voor aanpassingen.
• Meer duidelijkheid en rust voor vaste medewerkers en externe professionals.

“KEENplanning is in één zin: gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en efficiënt.”

Onvoorwaardelijke zorg als fundament

Een maatschappelijk betrokken jeugdzorgorganisatie zet zich dagelijks in voor kwetsbare jongeren voor wie niet altijd direct een passende plek beschikbaar is. Om de doelgroep zo goed mogelijk te ondersteunen, werkt de organisatie vanuit kleinschalige woon- en zorglocaties. Een continue en stabiele bezetting is daarbij essentieel.

De organisatie bestaat uit ruim 70 medewerkers. Om de continuïteit van de zorg te waarborgen en medewerkers rust en duidelijkheid te bieden, is een efficiënt en betrouwbaar planningsproces onmisbaar.

Situatie voorheen: losse mails, foutgevoeligheid en IT-afhankelijkheid

Voorheen werkte de organisatie met een zelf ingerichte planningsoplossing. Elke maand werd het rooster handmatig per e-mail verspreid onder medewerkers. In de praktijk bleek deze werkwijze tijdsintensief en kwetsbaar voor fouten.

Wijzigingen en dagelijks onderhoud van de planning vroegen veel capaciteit. Plus- en min-uren, verlofregistratie en diensten werden in verschillende systemen bijgehouden, waardoor regelmatig afstemming nodig was. Daarnaast was de organisatie voor technische aanpassingen sterk afhankelijk van interne IT-ondersteuning.

Alleen al het controleren en afstemmen van uren kostte de financiële administratie maandelijks meer dan tien uur.

Situatie nu: efficiëntie, AFAS-integratie en stuurinformatie

Met de invoering van KEENplanning zijn grote stappen gezet in efficiëntie en betrouwbaarheid. De planning sluit nu rechtstreeks aan op het HR- en salarissysteem, waardoor gegevens zonder dubbele invoer worden verwerkt.

• Grip op Finance & rapportage: handmatige controles en afstemming zijn sterk verminderd. Rapportages leveren direct betrouwbare stuurinformatie op over verlof en urenregistratie.
• Geen IT-afhankelijkheid meer: het systeem is overzichtelijk en eenvoudig zelf te beheren door de organisatie, zonder tussenkomst van IT.
• Tevreden medewerkers: zowel vaste medewerkers als externe professionals ervaren meer duidelijkheid en overzicht in de planning. Dit draagt bij aan rust op de werkvloer van alle locaties.

Prettige samenwerking met korte lijnen

Naast de software wordt vooral de persoonlijke benadering van de leverancier gewaardeerd. Korte communicatielijnen, snelle ondersteuning en deskundig advies dragen bij aan een prettige samenwerking.

Door de administratieve druk rondom de 24/7-roosters aanzienlijk te verminderen, kan de organisatie zich beter richten op haar kerntaak: het bieden van passende zorg en ondersteuning aan jongeren die dat nodig hebben.

“Voor organisaties die op zoek zijn naar meer overzicht en een efficiëntere planning is het zeker de moeite waard om voor de oplossing van KEENplanning te kiezen.”