In control over 5.000 BIG-registraties, zonder handmatig werk
In het verleden was het BIG-controleproces bij HagaZiekenhuis niet in control. Met meer dan 5.000 BIG-geregistreerde medewerkers zijn handmatige controles ondoenlijk. Met KEENBIGkoppeling is dat volledig geautomatiseerd.
Zorg
De uitdaging
Zekerheid hebben dat de meer dan 5.000 BIG-geregistreerde medewerkers bevoegde zorg leveren in het ziekenhuis. Voorheen vroeg HagaZiekenhuis het BIG-certificaat en de vervaldatum op bij indiensttreding, en stuurde zelf een herinnering voor de vervaldatum. Centraal inzicht ontbrak, en ook tussentijdse wijzigingen, bijvoorbeeld een opgelegde sanctie, waren daardoor niet altijd bekend.
De oplossing
Met KEENBIGkoppeling controleert HagaZiekenhuis iedere nacht automatisch alle BIG-registratienummers van de medewerkers in dienst. Bij afwijkingen worden de volgende ochtend workflows afgetrapt. Dat geldt niet alleen voor de BIG-registratie: ook de RGS-registratie wordt dagelijks gecontroleerd.
Voordelen
- Direct ingrijpen bij afwijkingen: automatische dagelijkse controles signaleren meteen als er iets niet klopt.
- Volledig geborgd in AFAS: registraties waar iets mee aan de hand is, raken niet uit beeld, maar worden goed behandeld.
- Bewezen stabiliteit: KEENBIGkoppeling is een standaardkoppeling die al meer dan 6 jaar stabiel en volledig gemonitord draait.
“We hebben totaal geen omkijken naar ons BIG-controleproces, dankzij KEENBIGkoppeling.”
— Elina Kazakova, Functioneel beheerder AFAS, HagaZiekenhuis
Waarom in control zijn belangrijker is dan de kosten
Als HR-afdeling wilde HagaZiekenhuis het BIG-controleproces zelf in de hand nemen. “We waren als ziekenhuis niet in control. Dat wilden we als HR-afdeling aanpakken,” vertelt Elina Kazakova.
Op de vraag hoe de kosten-batenanalyse eruitziet, is haar antwoord duidelijk: dat is de verkeerde vraag. “Tuurlijk moeten de kosten zo laag mogelijk zijn, en dat is gelukkig hier het geval. Maar belangrijker is dat de controles hun werk goed doen. Als een medewerker een fout maakt terwijl deze niet bevoegd is, dan is de schade niet te overzien. Er kan altijd iets fout gaan, maar op dat moment wil je kunnen aantonen dat je er alles aan gedaan hebt om onbevoegde zorg te voorkomen.”
Ook voor de audit is dat waardevol: HagaZiekenhuis kan aantonen dat het alles doet om in control te zijn, via een volledig geautomatiseerd proces.
Herkenbaar voor jouw organisatie?
We laten in een demo zien hoe dit bij jullie zou werken.