Van Excel naar één overzichtelijke planning

Voordelen

• Eén digitale planning in plaats van 12 losse Excel-tabbladen per winkel.
• Rooster overal inzichtelijk, ook op de mobiele telefoon, via de AFAS InSite-pagina.
• Directe integratie met AFAS: verlof en verzuim hoeven niet meer dubbel te worden ingevoerd.
• Minder administratie: de payroll neemt roostergegevens niet meer handmatig over.
• Persoonlijk contact met een compact team, in plaats van een grote, anonieme leverancier.

“We kozen voor KEENplanning vanwege de directe koppeling met AFAS en het persoonlijke contact. De korte lijnen en de manier van samenwerken passen goed bij ons als organisatie.”

– Monique Renders, HR manager, Floris van Bommel

De uitdaging: Excel werkte, maar paste niet meer bij deze tijd

Floris van Bommel is een Nederlands schoenmerk met een duidelijke eigen identiteit: ambachtelijk, kwaliteitsgericht en persoonlijk. Met 90 medewerkers en een groeiend aantal winkels in Nederland, Duitsland en België blijft de organisatie zich ontwikkelen — een professionalisering die Floris van Bommel ook wilde doortrekken naar het rooster. Monique Renders, HR manager bij Floris van Bommel, vertelt over de overstap naar KEENplanning.

Voor die overstap werd de planning volledig in Excel gemaakt. Per winkel was er een eigen bestand met maar liefst 12 tabbladen. “Het werkte altijd goed,” vertelt Monique. “Maar op een gegeven moment merk je dat Excel niet meer past bij de manier waarop je wilt werken.”

Het roosteren was niet altijd overzichtelijk en het delen van de planning was lastig. Daarnaast bracht het werken met Excel veel administratief werk met zich mee: de payroll moest veel gegevens vanuit de roosters handmatig overnemen. Dat kostte tijd en was simpelweg niet efficiënt.

Ook voor medewerkers moest het makkelijker worden. Met een digitale planning hebben zij altijd en overal, ook op hun mobiele telefoon, inzicht in hun rooster en kunnen ze eenvoudig hun beschikbaarheid doorgeven.

Een ander belangrijk punt was de koppeling met AFAS. Verlof en verzuim werden al in AFAS geregistreerd, maar moesten voor de planning handmatig in het Excel-rooster worden overgenomen. Door de systemen met elkaar te koppelen, wilde Floris van Bommel voorkomen dat gegevens dubbel moesten worden ingevoerd en het administratieve werk rondom de planning verminderen.

De overstap naar een digitale planning moest daarom vooral zorgen voor meer overzicht, minder administratie en meer gemak voor medewerkers.

De keuze: waarom KEENplanning?

Floris van Bommel bekeek verschillende partijen voordat de keuze op KEENplanning viel. Twee zaken waren daarbij doorslaggevend: de directe integratie met AFAS en het persoonlijke contact.

De koppeling met AFAS sluit goed aan bij de manier waarop Floris van Bommel werkt en helpt om handmatig werk te verminderen. Daarnaast sprak de samenwerking met KEENplanning aan. “We zijn zelf geen groot bedrijf en vinden persoonlijk contact belangrijk,” zegt Monique. “Bij KEENplanning zijn de lijnen kort en heb je direct contact. Dat past goed bij hoe wij zelf ook werken.”

Het resultaat: meer overzicht en minder administratie

De uitrol van KEENplanning in Nederland is inmiddels afgerond. Medewerkers kunnen hun rooster eenvoudig bekijken via de AFAS InSite-pagina, ook op hun mobiele telefoon.

Ook het administratieve werk is verminderd. Door de koppeling met AFAS hoeft informatie minder vaak handmatig te worden overgenomen. “De integratie met AFAS is voor ons echt een groot voordeel,” aldus Monique.

Na Nederland wordt KEENplanning nu ook uitgerold in Duitsland. Daarna volgen de Belgische winkels. Zo groeit de digitale planning stap voor stap mee met de organisatie en werken de verschillende winkels steeds meer vanuit dezelfde werkwijze.