Fers geeft vier Friese bibliotheken grip op hun jaaruren

Voordelen

• Maximale efficiëntie: geen dubbele invoer meer, data uit AFAS is altijd leidend en overal actueel.
• Korte doorlooptijden: door de POI als tussenstation blijven de lijntjes kort en worden vragen vakkundig en snel beantwoord.
• Rust op de werkvloer: medewerkers en planners werken in een gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij hun sector.
• Toekomstbestendig beheer: door kennis centraal bij Fers te bundelen, profiteren alle bibliotheken van elkaars lessen en nieuwe functionaliteiten.

“Bij KEENplanning is er sprake van een echte integratie in plaats van een losse koppeling. Dat scheelt enorm veel dubbel werk en onderhoud.”

Het samenwerken van Fers & KEEN Integrations

Hoe zorg je dat vier verschillende bibliotheekorganisaties grip krijgen op hun jaaruren, terwijl de administratieve druk laag blijft? Het antwoord in Friesland: een goede samenwerking tussen Fers (provinciale ondersteuningsinstelling) en KEEN Integrations. We spraken met Frans Schiphof, applicatiebeheerder AFAS bij Fers, over zijn rol als spin in het web, de kracht van integratie en waarom een POI de ideale partner is voor software-implementaties.

Van stagiair naar AFAS-expert

Frans Schiphof is geen onbekende bij Fers. In 2006 begon hij als stagiair en via rollen als financieel medewerker en controller groeide hij door naar zijn huidige functie: applicatiebeheerder AFAS. Sinds een paar jaar is hij het vaste aanspreekpunt voor KEENplanning binnen de Friese bibliotheken. “Voorheen was het applicatiebeheer ondergebracht bij meerdere collega’s,” vertelt Frans. “Sinds we dit centraal hebben belegd, hebben we echt de tijd om met AFAS en integraties zoals KEENplanning aan de slag te gaan. Dat werpt zijn vruchten af.”

De POI als onmisbare schakel en filter

Fers ondersteunt vijf bibliotheekorganisaties: Bibliotheken Mar en Fean, Bibliotheken Noord Fryslân, dbieb, Bibliotheken Zuidoost Fryslân en Bibliotheek Smallingerland. Vier daarvan plannen inmiddels met KEENplanning. De rol van Fers is hierin uniek: zij vormen de brug tussen de techniek en de werkvloer. Frans fungeert samen met zijn collega Douwe als de eerste lijn voor alle vragen en ondersteuning, waarbij hij een bewuste strategie hanteert. “Wij standaardiseren waar dat kan en personaliseren waar nodig,” legt hij uit.

“Het is voor de bibliotheken fijn dat ze ons kennen en makkelijk weten te vinden. Wij filteren veel vragen aan de voorkant; de praktische zaken lossen we snel op. Wat wij niet direct kunnen oplossen, zetten we door naar KEEN. Dit houdt de lijntjes kort, de snelheid hoog en de belasting voor de leverancier laag. Een win-win-winsituatie.”

Waarom KEENplanning?

Toen de nieuwe cao de jaarurensystematiek introduceerde, stonden de bibliotheken voor een uitdaging die AFAS standaard niet volledig dekt. “We wilden voorkomen dat we in twee losse systemen moesten werken,” vertelt Frans. “Bij KEENplanning is er sprake van een echte integratie in plaats van een losse koppeling. Als we in AFAS een contract verlengen of een ziekmelding doen, staat het direct goed in de planning. Dat scheelt enorm veel dubbel werk en onderhoud.”

Samenwerking als succesfactor

De techniek mag dan staan als een huis, volgens Frans valt of staat het succes met de manier van samenwerken en implementeren. De korte lijntjes tussen Fers en KEEN zorgen voor een snelle respons. Zijn advies voor zowel leverancier als bibliotheek? Investeer aan de voorkant. “Succesvolle implementatie begint bij de mens. Betrek de juiste medewerkers en planners vanaf het begin, communiceer de tijdlijn helder en manage de verwachtingen. Dat betaalt zich tijdens het gebruik dubbel terug.”

Inspiratie en advies voor andere POI’s

Frans ziet voor andere POI’s in Nederland een duidelijke kans om hun impact te vergroten door de krachten te bundelen. “Verzamel de informatie centraal. Elke bibliotheek is anders ingericht: de één heeft één team, de ander zes clusters. Maar door de kennis bij de POI te bundelen, kun je overal snel schakelen. Je merkt dat dezelfde soort vragen bij de verschillende bibliotheekorganisaties worden gesteld. Omdat al deze vragen centraal binnenkomen, weet je wat er speelt en waar de wensen nog liggen. Zo wordt elke bibliotheek snel en vakkundig ondersteund, terwijl je tegelijkertijd je relevantie als POI vergroot.”

Samen innoveren in 2026

De samenwerking tussen Fers en KEEN stopt niet bij de inrichting. Frans denkt actief mee over nieuwe functionaliteiten op basis van de behoeften bij de bibliotheken, zoals de recente toevoeging van locatiespecifiek plannen. “We blijven wensen indienen, zoals het kunnen inzien van meerdere teams in één weergave voor de klantenservice. Het mooie is dat KEEN echt luistert naar de behoeften.” Daardoor sluit KEENplanning heel goed aan bij de bibliotheeksector.

Conclusie van Frans

“Als je AFAS hebt en je zoekt een planningssysteem, dan is KEENplanning ideaal. De korte lijntjes en de integratie maken het beheer heel overzichtelijk. Wij zijn er in Friesland erg blij mee!”

“Succesvolle implementatie begint bij de mens. Betrek de juiste medewerkers en planners vanaf het begin, communiceer de tijdlijn helder en manage de verwachtingen. Dat betaalt zich tijdens het gebruik dubbel terug.”