Haga Ziekenhuis

Leestijd: 2 min (500 woorden)

De uitdaging

 

  • Versnipperde werkwijze: Geen uniformiteit tussen de 11 locaties, wat leidde tot een gebrek aan centraal overzicht.

  • Dubbele administratie: Handmatige bijhouding van verlof en verzuim in zowel het roosterpakket als AFAS.

  • Inefficiënte tools: Gebruik van foutgevoelige Excel-lijstjes naast het oude systeem.

  • Hoge werkdruk: Planners waren na elke roosterperiode een volle week bezig met ‘puinruimen’ door fouten in de planning.

De oplossing

 

  • KEENplanning: Één plansysteem dat volledig integreert met de bestaande AFAS-omgeving.

  • Focus op JUS: Inzet van een specifieke module om de complexe jaarurensystematiek (JUS) beheersbaar te maken.

  • Integrale aanpak: Betrokkenheid van planners en sleutelfiguren vanaf dag één om draagvlak en eigenaarschap te creëren.

  • Kennisdeling: Organisatie van Q&A-sessies en trainingen om vragen uit de praktijk direct te beantwoorden.

Voordelen

 

  • Significante tijdsbesparing: De nieuwe werkwijze levert één planner al zeker 2 uur tijdwinst per week op.

  • Eén centrale bron: Volledig afscheid van losse Excel-bestanden; alle 11 locaties werken nu vanuit één systeem.

  • Meer inzicht en rust: Medewerkers zijn zelfredzamer door direct inzicht in hun uren, terwijl de ‘puinruim-weken’ verleden tijd zijn.

  • Grip op jaaruren: De JUS is onder controle, waardoor vragen van medewerkers nu over de inhoud gaan en niet over de techniek.

Sector

Ziekenhuizen, Zorg

We waren als ziekenhuis niet in control. Dat wilden we als HR afdeling aanpakken.

Certificering

In het verleden vroegen we de medewerker bij indiensttreding om het BIG certificaat en de vervaldatum. Voor de vervaldatum stuurden we de medewerker een bericht als reminder om de BIG registratie op tijd te verlengen. Wij hadden daar verder centraal geen inzicht in.

Ook wisten we niet of er tussentijds iets was gebeurd. Bijvoorbeeld of een medewerker een sanctie opgelegd had gekregen. In veel gevallen was dit wel bekend op de afdeling, maar daar konden we niet zeker van zijn.

Gehele proces automatiseren

Toen hebben we als HR afdeling besloten dat we het proces naar ons toe gingen trekken. We hebben toen met KEENBIGkoppeling het gehele controleproces geautomatiseerd. Dat geldt voor de controles in het BIG register zelf en ook voor de workflows bij afwijkingen.

We kunnen nu leunen op KEENBIGkoppeling. We worden geattendeerd door middel van workflows en hoeven niet zelf checklists bij te houden.

Allereerst is het belangrijk om er zeker van te zijn dat alleen geregistreerde medewerkers zorg verlenen. Ook voor onze audit is het goed. We kunnen aantonen dat we er alles aan doen om in control te zijn door middel van een volledig geautomatiseerd proces.

We hebben totaal geen omkijken naar ons BIG controle proces, dankzij KEENBIGkoppeling.

Elina Kazakova

Functioneel beheerder AFAS, HagaZiekenhuis

Hoe ziet de kosten/baten analyse er bij HagaZiekenhuis uit?

Dat is een verkeerde vraag. Tuurlijk moeten de kosten zo laag mogelijk zijn. Dat is gelukkig hier het geval. Maar belangrijker is dat de controles hun werk goed doen. Als een medewerker een fout maakt, terwijl deze niet bevoegd is, dan is de schade niet te overzien. En dan denk ik nog niet eens aan de imgaschado. er kan altijd iets fout gaan, maar op dat moment wil je aantonen dat je er alles aan gedaan hebt om onbevoegde zorg te voorkomen.

Gratis adviesgesprek?

Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?

Maak een afspraak