Een community die kennis deelt

Met BplusC uit Leiden werken inmiddels 20 bibliotheken met KEENplanning. Daar zijn we trots op, niet vanwege het getal zelf, maar vanwege wat het oplevert: een community van bibliotheken die steeds meer kennis opbouwt en die kennis ook met elkaar deelt. Planners die elkaar weten te vinden, vragen die al eens eerder zijn opgelost, ervaringen die direct bruikbaar zijn voor de volgende.

Tegelijk voeren we gesprekken met bibliotheken door het hele land. Daarin horen we nog regelmatig twee misverstanden terugkomen. Tijd om die recht te zetten.

Misverstand 1: “Jaaruren kan in AFAS, maar dat levert zoveel gedoe op dat we er maar niet mee werken”

Dat is zonde. De cao schrijft jaaruren niet voor niets voor. Jaaruren ondersteunen flexibel werken, en dat is precies wat de maatschappij vraagt van de rol van bibliotheken. Programmering in de avond, drukte rond activiteiten, rustigere periodes in de zomer: met jaaruren beweeg je daar als organisatie en als medewerker natuurlijk in mee.

Als de techniek dan de reden is om het niet te doen, blijf je zitten met het gedoe van plus- en minuren. Of erger: je registreert het helemaal niet. Dan mis je het overzicht dat je juist nodig hebt. Jaaruren hoeven geen hoofdpijn te zijn, mits je systeem het goed ondersteunt.

Misverstand 2: “Jullie schrijven geen uren, en wij zoeken juist een urenregistratie”

Ook dat klopt niet. We kunnen uren registreren en ze zelfs rechtstreeks naar AFAS sturen. Biblionet Drenthe werkt bijvoorbeeld zo. Zij wilden uren schrijven, vooral voor inzicht binnen de eigen organisatie.

Vaak zien we dat bibliotheken dan uitkomen bij een los tooltje om jaaruren te schrijven. Dat lijkt de kortste klap, maar in de praktijk levert het weerstand op of wordt het simpelweg niet gebruikt. Medewerkers moeten een extra handeling doen naast hun rooster, en planners moeten alsnog controleren of alles klopt.

Wat we wel zeggen: als je de planning goed bijwerkt, is apart uren schrijven eigenlijk niet meer nodig. De planning ís dan je urenregistratie. Een medewerker geeft alleen de wijzigingen door, en die worden direct beoordeeld. Dat scheelt fouten, frustratie en heel veel controlewerk.

Hoe dat er in de praktijk uitziet

Theek 5 werkt met 94 medewerkers op 11 locaties vanuit één systeem. Voorheen waren planners na elke roosterperiode een volle week bezig met “puinruimen”. Nu bespaart elke planner zeker 2 uur per week, heeft de organisatie veel meer overzicht over de planning en gaan vragen van medewerkers over de inhoud van hun jaaruren, niet meer over de techniek.

Lees het hele verhaal van Theek 5 →

Herken je dit?

Herken je een van deze misverstanden in je eigen bibliotheek? Ik denk graag met je mee, ook als je nog niet met KEENplanning werkt.