Privacy Policy – KEEN Integrations

Deze Privacy Policy geeft een overzicht van alle informatie met betrekking tot de verwerking van
persoonsgegevens door KEEN Integrations een bedrijf geregistreerd onder het Nederlands recht te
Storkstraat 12, 3833LB Leusden onder KvK-nummer 68187033, hierna genoemd
KEEN Integrations, wij of ons.

KEEN Integrations hecht veel waarde aan het beschermen van uw privacy en het naleven van uw
keuzes. We streven ernaar om u een veilig gevoel te geven wanneer we uw gegevens verzamelen of
delen en daarom willen we transparant zijn over hoe we de informatie over u verzamelen, gebruiken,
delen en opslaan en over de keuzes die voor u beschikbaar zijn.

Daarom gaat deze Privacy Policy over hoe we omgaan met de persoonlijke informatie van relaties en
gebruikers van KEEN Integrations (de Privacy Policy). De Privacy Policy is van
toepassing op de website van KEEN Integrations op www.keenintegrations.nl (de
Website), evenals op uw gebruik van of toegang tot een van onze (online) diensten.

We behouden ons het recht voor om op elk moment wijzigingen aan te brengen in deze Privacy Policy.
We zullen u op de hoogte stellen wanneer er updates worden doorgevoerd om u de mogelijkheid te
geven om eerder gegeven toestemming in te trekken of om verder gebruik van uw gegevens te weigeren.

1. Wanneer is deze Privacy Policy van toepassing?

Deze Privacy Policy is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van relaties van KEEN
Integrations en bezoekers van de Website. We zullen u duidelijk informeren wanneer er om informatie
wordt gevraagd waarmee u persoonlijk geïdentificeerd kunt worden en u heeft de keuze om deze al dan
niet te verstrekken.

2. Gebruik van persoonsgegevens

Om u de functionaliteiten van de Website aan te bieden en voor het technisch en functioneel beheer daarvan.

Waarom

We streven ernaar om onze Website gemakkelijk toegankelijk te maken en u de best mogelijke ervaring
en functionaliteiten te bieden. We verwerken technische gegevens van iedereen die onze Website
bezoekt en gebruikt om deze te beheren en de prestaties ervan te verbeteren. Mogelijk moeten we uw
persoonlijke gegevens ook verwerken, zodat u uw gegevens (of voorkeuren) kunt opslaan om uw
apparaat te configureren om u een gepersonaliseerde ervaring te bieden. De functionaliteiten van de
Website komen grotendeels tot stand door het gebruik van cookies.

Hoe

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming. Bij het bezoeken van onze Website
wordt u gevraagd in te stemmen met het gebruik van cookies. Het is ook mogelijk om alle cookies te
weigeren, al kan dit gevolgen hebben voor de functionaliteiten van de Website.

Wat

Wij verwerken alle persoonsgegevens die u heeft ingevoerd op onze website of die worden gegenereerd
door het gebruik van onze cookies, waaronder uw IP-adres en welke internetbrowser u gebruikt.

Hoe lang

De opslag verschilt per cookie. Lees hierover meer onder Cookies. Gegevens die voor dit doel worden
verzameld, zullen echter nooit langer dan 2 jaar worden bewaard, tenzij het een permanente cookie
betreft.

3. Voor het beantwoorden van uw vragen en het afhandelen van klachten

Waarom

Als u bij ons op kantoor of via een contactformulier op onze Website contact met ons opneemt,
gebruiken wij uw persoonsgegevens om uw vraag te beantwoorden of een klacht te behandelen.

Hoe

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van toestemming en gerechtvaardigd belang. Waar mogelijk
zullen we je om toestemming vragen voordat je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via het
contactformulier. In elk ander geval wordt ons legitieme belang gevormd door onze intentie om uw
klachten en vragen zorgvuldig te behandelen om ons bedrijf naar behoren te kunnen runnen en
verbeteren.

Wat

Wij verwerken uw naam, contactgegevens, uw correspondentie met KEEN Integrations over uw vraag of
klacht en alle overige persoonsgegevens die nodig zijn om uw vraag te beantwoorden of uw specifieke
vraag en of klacht te behandelen. Als u nog meer persoonlijke gegevens opneemt in een bericht of
correspondentie met ons, kunnen we dit ook verwerken.

Hoe lang

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om uw verzoek te voltooien of de klacht af te
handelen.

4. Om een juiste handhaving en respect voor uw rechten in deze Privacy Policy te garanderen

Waarom

Als gevolg van de rechten die u worden verleend door, onder andere, de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG), die u kunt vinden in Sectie 7 van deze Privacy Policy, verwerken wij uw
persoonlijke gegevens om uw verzoeken aan ons in verband hiermee uit te voeren en te beheren. Als u
bijvoorbeeld gebruik wilt maken van uw recht om te worden vergeten, moeten we een minimale
hoeveelheid gegevens vastleggen om ervoor te zorgen dat we geen contact meer met u opnemen.

Hoe

De verwerking van deze persoonlijke gegevens is gebaseerd op onze wettelijke verplichting om onze
betrokkenen een manier te bieden om hun rechten uit te oefenen.

Wat

Wij verwerken contactgegevens zoals uw e-mailadres en persoonlijke informatie zoals uw naam.

Hoe lang

Vanwege de aard van dit doel, moeten we deze informatie voor onbepaalde tijd bewaren.

5. Voor relatiebeheer en marketing

Waarom

KEEN Integrations gebruikt de informatie in de database contractuele relaties om u nieuwsbrieven te
sturen en om u anderszins op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen KEEN Integrations of
gelieerde entiteiten. We gebruiken uw persoonsgegevens ook voor de ontwikkeling, uitvoering en
analyse van marktonderzoeks- en marketingstrategieën.

Hoe

Hiervoor verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming. U kunt uw toestemming op
elk moment intrekken.

Wat

Wij verwerken uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres en persoonlijke gegevens zoals uw
naam en geboortedatum, contactvoorkeuren en correspondentie met ons.

Hoe lang

Persoonsgegevens worden zo lang als nodig is voor het doeleinde en/of als wet- en regelgeving dit
vereisen maar maximaal 10 jaar na beëindiging van onze relatie bewaard. Na deze periode worden uw
persoonsgegevens uit onze systemen verwijderd.

6. Cookies

KEEN Integrations maakt op de Website gebruik van cookies. Een cookie is een klein en eenvoudig
bestand dat op de harde schijf van een computer kan worden opgeslagen.

Functionele Cookies

KEEN Integrations gebruikt een cookie om te zien of een bezoeker van onze website de cookies op
onze website accepteert of niet. Deze functionele cookie registreert uw toestemming. Ook gebruiken
wij functionele cookies om u te herkennen en de voorkeuren die door u worden ingesteld te onthouden.

Analytics Cookies

Analytics-cookies worden door KEEN Integrations gebruikt om informatie te verzamelen over hoe onze
bezoekers de Website gebruiken. We gebruiken Google Analytics om onze website te verbeteren,
statistieken samen te stellen en de populariteit van verschillende aspecten van onze website te
meten. We kunnen bijvoorbeeld bijhouden hoelang bezoekers op bepaalde webpagina’s blijven en welke
delen van de Website ze bezoeken. We gebruiken de informatie die wordt verzameld door analytische
cookies in geaggregeerde vorm, wat betekent dat de informatie niet kan worden herleid tot één persoon.

Om dit te voorkomen, kunt u de ‘Google Analytics Opt-out Browser Add-on’ installeren om te
voorkomen dat onze websites Google Analytics informeren over uw bezoeken.

Advertising Cookies

KEEN Integrations maakt ook gebruik van advertising cookies. Deze worden gebruikt om bezoekers te
volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Hun doel is advertenties weergeven die zijn
toegesneden op en relevant zijn voor de individuele gebruiker. Deze advertenties worden zo
waardevoller voor uitgevers en externe adverteerders.

Overzicht cookies

Cookie Naam	Aanbieder	Type	Doel	Termijn
CookieConsent	CookieBot	Functioneel	Slaat de cookiestatus van de gebruiker op voor het huidige domein	1 jaar

U kunt uw browser zo instellen dat u wordt geïnformeerd zodra u een cookie ontvangt of dat u
cookies deactiveert. Dit kan betekenen dat onze Website mogelijk niet optimaal functioneert.

We geven u de mogelijkheid om uw toestemming te geven voor het gebruik van cookies wanneer u de
Website voor het eerst bezoekt. Als u deze cookies op een later tijdstip wilt uitschakelen kunt u
onderstaande instructies volgen.

Hier bieden we wat specifieke informatie over cookies voor de meest gebruikte browsers:

Cookies en Internet Explorer

https://privacy.microsoft.com/en-us/privacy

Cookies en Firefox

https://support.mozilla.org/en-US/kb/enable-and-disable-cookies-website-preferences

Cookies en Google Chrome

https://policies.google.com/technologies/managing

Cookies en Safari

https://www.apple.com/legal/privacy/en-ww/cookies/

Cookies en Opera

https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/

7. Minderjarigen

We staan erop om geen persoonlijke gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar te verwerken, tenzij
dit expliciet is toegestaan door een ouder of wettelijke voogd. Omdat het echter moeilijk is om te
achterhalen of we dit doen, raden we u ten zeerste aan om ons op de hoogte te stellen als u reden
heeft om aan te nemen dat we de persoonsgegevens van een minderjarige verwerken. We zullen deze
persoonlijke gegevens onmiddellijk verwijderen.

8. Derde partijen met toegang tot uw gegevens

Binnen KEEN Integrations hebben onze werknemers, contractanten en bestuurders toegang tot
persoonsgegevens, maar alleen voor zover nodig om hun individuele taken naar behoren uit te voeren.

KEEN Integrations deelt persoonlijke informatie alleen met derden als dit nodig is om het
toepasselijke doel te dienen zoals hierboven uiteengezet. Wanneer een derde partij uw
persoonsgegevens verwerkt is dit alleen mogelijk volgens de instructies van KEEN Integrations. Zij
treden op als onze gegevensverwerker. In alle gevallen zullen we ervoor zorgen dat derden die
toegang hebben tot uw persoonlijke gegevens, passende technische en organisatorische maatregelen
hebben genomen om ons beoogde niveau van privacy en veiligheid te behouden. Met de
gegevensverwerker(s) maken we schriftelijke afspraken, waarbij wij verplichtingen opnemen om
ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt zodat de gegevensverwerker zijn
plicht kan vervullen om ons diensten te verlenen.

Onder deze voorwaarden hebben de volgende derde partijen toegang tot uw persoonsgegevens:

Naam	Categorie	Beveiligingsmaatregelen	Verwerkingszone
Autotask	Servicedesk, Monitoring- en beheersoftware en Recovery	Contractmanagement en facturatie, servicedesk, monitoring- en beheerswerkzaamheden en recovery oplossingen. Voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres en inhoud meldingen. Sub verwerker heeft geen actieve rol en/of directe inzage in gegevens. Maar heeft technisch gezien de mogelijkheid tot inzage in technische data welke mogelijk herleidbaar zijn naar een persoon.	EU
Microsoft	Licenties en documentatie	Het verstrekken van licenties en clouddiensten zoals algemeen bekend van Microsoft. Voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres. Sub verwerker heeft geen actieve rol, maar heeft technisch gezien de mogelijkheid tot inzage in data en persoonsgegevens indien gebruik wordt gemaakt van het Microsoft Cloud portfolio. Verwerker maakt gebruikt van het Microsoft Cloud portfolio voor documentatie en het algemene Office pakket.	EU

In alle andere gevallen worden uw persoonlijke gegevens niet aan derden verstrekt, tenzij wettelijk
verplicht. KEEN Integrations zal uw persoonsgegevens nooit verkopen.

9. Beveiliging

Uw persoonlijke gegevens worden te allen tijde veilig opgeslagen. Wij waarderen de bescherming van
uw privacy. We hebben strenge veiligheidsmaatregelen genomen om uw gegevens te beschermen tegen
verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. We zorgen er
verder voor dat persoonlijke gegevens alleen toegankelijk zijn voor die specifieke personen die
geautoriseerd zijn op basis van hun functie.

We hebben maatregelen getroffen om uw veilig bezoek aan en gebruik van onze website te garanderen.
Zo voorkomen we misbruik van uw gegevens. Deze maatregelen omvatten computerbeveiliging en
beveiligde bestanden en faciliteiten. Uw verbinding met onze website is veilig door activering van
Secure Socket Layer (SSL).

KEEN Integrations heeft de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om inbreuken
op de gegevensbescherming te voorkomen, te identificeren, te rapporteren en aan te pakken. Indien
zich echter een datalek voordoet, zal KEEN Integrations, zonder onnodige vertraging en waar
mogelijk uiterlijk 72 uur na de melding de inbreuk op persoonsgegevens melden aan de Autoriteit
Persoonsgegevens.

10. Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonlijke gegevens die wij hebben opgeslagen in te zien, te corrigeren,
te beperken of te verwijderen, ook heeft u recht op de overdraagbaarheid van uw gegevens. U kunt
ons vragen om geen marketingcommunicatie te sturen en uw persoonsgegevens niet te gebruiken voor
directe marketingdoeleinden. U kunt zich afmelden voor het ontvangen van e-mailnieuwsbrieven en
andere marketingcommunicatie door de afmeldinstructies te volgen die u in die e-mails krijgt.

U kunt uw eerder verleende toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken intrekken of u kunt te
allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Ten slotte heeft u het recht om u een bestand te laten toesturen met de details van welke van uw
persoonlijke gegevens we hebben opgeslagen. U kunt ons schriftelijk verzoeken om een dergelijk
dossier te ontvangen. Elk verzoek is onderworpen aan de toepasselijke wetgeving, wat betekent dat
we mogelijk minimale persoonlijke informatie moeten opslaan.

We willen u ook informeren en eraan herinneren dat u een formele klacht kunt indienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens als u denkt dat uw privacy rechten zijn geschonden.

Indien u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens door KEEN Integrations, u wilt
dat uw persoonsgegevens worden vergeten, uw eerder gegeven toestemming voor de verwerking van uw
persoonsgegevens intrekt, of indien u een ander verzoek heeft omtrent uw persoonsgegevens
informatie, dan kunt u op elk moment hierom verzoeken door contact op te nemen.

Contactgegevens

KEEN Integrations

[Adres], [Postcode] te [Plaats]

[Telefoonnummer]

[E-mailadres]

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie
van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we jou om in deze kopie je
pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer
en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van je privacy. KEEN Integrations
zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek reageren.

Externe links

Onze Website kan links naar andere websites weergeven. Tenzij deze andere websites zijn aangesloten
bij KEEN Integrations, zijn wij niet verantwoordelijk voor de privacy policy die deze andere
websites gebruiken, noch voor de inhoud en beveiliging ervan. We raden u aan om uzelf te informeren
door de privacy policies op deze websites te lezen.

Vragen of opmerkingen?

Mocht u na het lezen van deze Privacy Policy nog vragen, suggesties of opmerkingen hebben over de
inhoud, dan kunt u altijd contact met ons opnemen.

Laat het ons weten als u, om welke reden dan ook, van mening bent dat we de principes in deze
Privacy Policy niet hebben nageleefd. We zullen ons best doen om zo snel mogelijk correcties aan te
brengen.

Contactgegevens

KEEN Integrations

[Adres], [Postcode] te [Plaats]

[Telefoonnummer]

[E-mailadres]