Uitbreidingen op AFAS, maximaal gebruiksgemak
én minimale administratie
Tevreden gebruikers die zich volledig op hun werk kunnen richten
Daarom is maximaal gebruikersgemak én minimale administratie zo belangrijk
Of het nu gaat om declaraties, planning, salestrajecten of andere bedrijfsprocessen, door maximaal gebruikersgemak in de automatisering van je processen minimaliseer je de kans op fouten, heb je altijd inzicht in belangrijke cijfers en verklein je de administratieve lasten. Zo heb je meer tijd voor wat écht belangrijk is.
Keuze voor AFAS is een keuze voor één applicatie voor al je bedrijfsprocessen. Met KEEN Integrations kun je die filosofie trouw blijven en toch processen verder optimaliseren. Met onze oplossingen gaan we dit mogelijk maken voor je. Hoe? Dat lees je verder in deze brochure!
In feiten
Hieronder tref je een aantal feiten en cijfers die ons typeren. Een groeiend aantal organisaties kunnen we helpen met onze oplossingen. We staan voor de klant en hechten er aan klanten tevreden te houden en ons te binden. Dat doen we door kwailiteit te bieden en mee te denken met klanten. Samen met klanten zorgen we voor succes.
Klanten
%
Nog steeds klant
Jaar actief
Samen maken we het succes!
Hoe zorgen onze producten voor oplossingen voor jouw uitdagingen?
Maximaal gebruikersgemak wordt bepaald door onze klanten. Wij hebben de techniek om dit mogelijk te maken. De klanten weten het beste wat nodig is om hun werk het beste te kunnen doen. Samen zorgen we voor oplossingen die passen.
Wij ontwikkelen alleen standaardsoftware. Deze standaard wordt voor en met klanten steeds verder uitgebreid met focus op maximaal gebruikersgemak en minimale administratie.
Lees verder voor al onze oplossingen en wat klanten daarvan vinden.
Oplossingen die de mogelijkheden van AFAS vergroten
Ben je op zoek naar een specifieke oplossing? Klik direct op één van onze producten en vind meer informatie.
Zekerheid dankzij een betrouwbare koppeling tussen BIG en AFAS.
Eén portal voor alle denkbare declaratiesoorten én declaranten.
Plannen in AFAS, inclusief plus/min-uren, jaaruren en ORT-berekeningen.
Alle soorten reiskostendeclaraties in één scherm.
Zonder backoffice eenvoudig offertes, abonnementen en contracten maken.
Geen tijd verliezen met de administratie van thuiswerk- of woonwerkvergoeding.
Voordelen van alle oplossingen van KEEN Integrations
- Oplossingen met een eigen database (zoals KEENplanning) worden voorzien van dagelijkse back-up
- Automatische softwareupdates
- Geen investeringen in hardware
- Werken via het web of op de telefoon (mobiele website)
- Maandelijks opzegbaar
- Inloggen altijd via de Twee-factor-authenticatie van AFAS
- Best-practices worden in de software toegevoegd (standaardinrichting)
- Onze cloudpartners zijn ISO 27001 gecertificeerd
- De data wordt in de EU gehost
KEENBIGkoppeling
“Wil je zekerheid dat er geen medische handelingen worden verricht door een medewerkers zonder geldige BIG-registratie?.”
KEENBIGkoppeling voorkomt het risico van onbevoegde zorg, door dageljkse controles in het BIG register.
Zekerheid door een betrouwbare koppeling tussen BIG en AFAS
Al meer dan 15 ziekenhuizen en een groot aantal zorginstellingen laten hun dagelijkse BIG-controles doen door Keen Integrations. Handmatige controles in het BIG register is voor een ziekenhuis of zorginstelling niet te doen. Het gaat om honderden of zelfs duizenden geregistreerde zorgverleners. Maar toch is het essentieel om zeker te zijn dat al die zorgverleners alleen met een geldige BIG werken.
KEENBIGkoppeling controleert iedere nacht alle BIG registraties binnen uw organisatie. Niet alleen de controles zijn belangrijk, ook moet de opvolging na de constatering van een maatregel of een ongeldige BIG op de goede manier bij de juiste medewerkers onder de aandacht komen. En blijven zolang als nodig is. KEEN Integrations heeft veel ervaring met het het zorgen dat afwijkingen in de BIG niet tussen het wal en het schip raken. Maak een afspraak en heb nog binnen een week een geautomatiseerde BIG.
BIG-koppeling geeft ons zekerheid
Dankzij de BIG-koppeling hoeven we niet meer iedere registratie handmatig te controleren. Omdat een groot aantal van onze medewerkers BIG-geregistreerd is, bespaart dit ons heel veel werk. Door de koppeling worden elke nacht automatisch alle registratienummers gecontroleerd. Wanneer een registratie niet meer geldig is of wanneer een maatregel van kracht is, wordt daarvan een taak gegenereerd in InSite. Op die manier bewaken wij heel gemakkelijk de BIG-registraties van al onze geregistreerde medewerkers.”
Belangrijkste kenmerken van KEENBIGkoppeling
- Twee keer per dag worden alle (relevante) BIG registraties gecontroleerd;
- Ook de RGS registratie (specialisme) wordt gecontroleerd;
- Actieve triggers bij afwijkingen (ongeldig, maatregel, verplichte BIG registratie);
- Één gestandaardiseerde koppeling;
- Meer dan 50.000 BIG registratienummers worden iedere dag gecontroleerd;
- De koppeling wordt doorlopend gemonitord;
- Actieve communicatie bij verkeerde invoer in AFAS;
- De koppeling draait op medewerker (één BIG – registratienummer per persoon);
- De koppeling draait ook op vrij contactbestand (één of meerdere BIG registratienummers per persoon. Ook als personen niet als medewerkers in AFAS staan);
De koppeling werkt prima, totaal geen omkijken naar, perfect!
De voordelen van KEENBIGkoppeling op een rij
Voor HR
- Niet meer achter registraties aan hoeven jagen. In de workflows zit de actie voor de medewerker om zelf een registratie te uploaden
- Proces bij ongeldige BIG (en maatregel) is in AFAS geborgd
- Continue inzicht in de geldigheid van alle BIG en RGS registraties
Voor accountants
- Alle workflows zijn geborgd
- Direct trigger bij ongeldige BIG
Voor IT/Security en overige voordelen
- Verwerking 100% in AFAS (geen eigen database)
- (Beperkte) inrichting in AFAS wordt door Keen Integrations verzorgd
- Na ondertekening binnen een week geïmplementeerd
Gratis adviesgesprek?
Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?
KEENdeclaratie
“We willen dat onze vrijwilligers kunnen declareren en direct uitbetaald worden.”
Met KEENdeclaratie kunnen vrijwilligers vanuit één scherm declareren en wordt er direct vanuit de inkoopfacturen uitbetaald.
Declareren voor externen, verwerken als inkoopfactuur
Dit product is geschikt voor alle organisaties waarbij ook gedeclareerd kan worden door mensen die geen medewerker van de organisatie zijn. Uitbetaling verloopt dan via de financiële administratie (en niet via payroll). Deze groep mensen (b.v. vrijwilligers) kunnen op hun mobiel op een eenvoudige manier hun declaraties indienen.
Vraagstuk
- We willen declaraties niet via de payroll laten uitbetalen
- Zichtbare en verplichte velden afhankelijk van de soort declaratie
- Vanuit één scherm alle declaraties kunnen doen.
- Zowel km declaraties als alle soorten onkosten declaraties
Oplossing
- Één scherm waar op basis van de gekozen declaratiesoort de benodigde velden zichtbaar worden
- Verwerking als inkoopfactuur
- Configureerbaar om op de juiste kostenplaats, kostendrager en/of project mee te sturen naar AFAS
- Met een beheerpanel, zodat beheerders mee kunnen kijken om waar nodig, te ondersteunen
Declareren voor externen in het onderwijs
De Hanzehogeschool verwerkt jaarlijks zo’n 10.000 declaraties. Dit is een tijdrovend proces. Zowel het goed indienen, als het beoordelen, als ook de checks die ervoor moeten zorgen dat er geen misbruik gemaakt wordt én dat aangetoond kan worden dat de juiste mensen hebben gedeclareerd. Hoe dat in z’n werk gaat?
De voordelen van KEENdeclaratie op een rij
Voor gebruikers
- Vanuit één scherm alle declaraties kunnen indienen
- Eenvoudig meerdere declaraties achter elkaar toe te voegen en in te dienen
Voor finance
- Financiële mutatie komt automatisch op de juiste manier binnen in AFAS
- Afwikkeling via de inkoopfactuurworkflow
Overige voordelen
- Het is niet meer nodig om declaraties op papier of in excel te ontvangen en deze te verwerken in AFAS
Gratis adviesgesprek?
Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?
KEENplanning
“We willen geen extra te onderhouden applicatie met toeters en bellen, maar wel zo kunnen plannen zoals bij ons past. En dat in een standaardoplossing”
KEENplanning is volledig geïntegreerd in AFAS. Teams zien in één oogopslag het volledige rooster en iedere dienst kan eenvoudig gewijzigd worden
De volledige in AFAS geïntegreerde planningsoplossing
Een standaardoplossing zonder apart applicatiebeheer, volledig in AFAS geïntegreerd en toch ruimte om aan te sluiten bij de manier waarop jouw organisatie plant. Wil je weten wat KEENplanning kan betekenen voor jouw organisatie?
Beter plannen en minder administreren in de jeugdzorg
Van een teamplanning in Excel naar een volledig in AFAS geïntegreerde planning. Zonder overtypen, met maximaal gebruiksgemak. zodat de medewerkers van Entrea Lindenhout hun handen vrij hebben voor het echte werk: de jeugdzorg!
De voordelen van KEENplanning op een rij
Voor gebruikers
- Er is één versie van het rooster beschikbaar en altijd online bereikbaar
- Geen checks meer of ORT en plus-minuren goed berekend worden
- Roosterwensen kunnen in het rooster worden aangegeven
Voor planners
- Vanuit één scherm alle onderliggende teams kunnen plannen
- Alle relevante informatie is beschikbaar bij het plannen
- Bij iedere dienst die wordt ingepland is direct het resultaat op de te werken uren van de medewerker zichtbaar
- Geen discussie meer over verlof en verzuim toevoegen. De medewerker is zelf verantwoordelijk. In het rooster is direct zichtbaar of verlof en verzuim goed zijn toegevoegd
Voor HR
- Doorlopend inzicht in budget en realisatie van ureninzet
- Overzicht van alle uren op extra projecten (ten behoeve van verantwoording)
- Geen administratie meer voor ORT berekeningen. Dit wordt automatisch berekend
De kenmerken van KEENplanning op een rij
- Informatie uit het organogram in AFAS worden overgenomen;
- Contractgegevens, meerdere dienstverbanden, formatieverdeling, roostergegevens worden overgenomen uit AFAS;
- Verlof en verzuim is geïntegreerd;
- Verschillende rollen (o.a. planner, medewerker, minmaxer, zelfplanner, stagiaire, enz.);
- Week, maand, kwartaal en jaaroverzicht- (zowel de jaaruurensystematiek als plusminuren worden ondersteund;
- Roosterwensen kunnen in het rooster worden aangegeven
- Weekoverzicht en maandoverzicht;
- Werkpatronen kunnen invoeren;
- Verschillende soorten diensten in kunnen voeren (o.a. reguliere diensten, slaapdiensten, consignatie- en bereikbaarheidsdiensten)
- Thuiswerken en kantoordagen op kunnen geven;
- ORT berekeningen aan het eind van de maand. Direct in AFAS verwerkt;
- Integratie met de projectmodule uit AFAS;
- Wil je weten welke features er allemaal in KEENplanning zitten? Neem contact op en kijk hoe KEENplannig aansluit bij jouw organisatie.
Gratis adviesgesprek?
Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?
KEENwoonwerk
“We stimuleren flexibel werken. Toch moet het voor medewerkers makkelijk zijn woon/werk-kilometers en thuiswerkdagen aan te geven.”
Met KEENwoonwerk declareer je met één klik je reis- en thuiswerkdagen in AFAS.
Geen tijd verliezen aan administratie
Woon-werkverkeer kan al vanaf 1 juli 2021 niet meer als vast bedrag worden uitgekeerd. Daarom is eenvoudig aan kunnen geven of je op locatie of thuis gewerkt hebt en vervolgens directe verwerking in AFAS een onmisbare toevoeging op de AFAS-inrichting. Wil je flexibel werken en toch de juiste voorkeuren aan kunnen geven? En alleen bij afwijkingen iets op te hoeven geven? Dan is KEENwoonwerk een passende oplossing.
Mooi voorbeeld van gebruikersvriendelijke digitalisering. Zo maken we het onze medewerkers en de salarisadministratie een stuk makkelijker!”
Klantverhaal: MBO raad
De MBO raad ondersteunt flexibel werken voor haar 150 professionals. Vanaf de zomer van 2022 moest (vanuit de wetgever) per dag vastgelegd worden of een medewerker thuis- of op kantoor gewerkt heeft. Deze plicht moest niet leiden tot administratieve last. Met KEENwoonwerk is dit gelukt. Keep it stupid simple was het uitgangspunt van MBO raad. Hoe ging dit in z’n werk?
- Agenda met een maandweergave (heel jaar direct inzichtelijk)
- Het rooster uit AFAS wordt overgenomen
- Met één klik standaard woon-werk kunnen ingeven
- CO2 vastlegging door vervoermiddel(en) per medewerker in AFAS vast te leggen
- Makkelijk OV kunnen kiezen ipv woon-werk
- Directe verwerking in de nacalculatie in AFAS
- Integratie met verlof en verzuim (geen regels in kunnen sturen tijdens verlof en verzuim)
- Inlezen kan ook via een tagsysteem
- Voorkeuren voor thuiswerken of op (één van de) locaties kunnen vastgelegd worden
Er wordt goed meegedacht. Ook over de CO2 vastlegging die er aan gaat komen.
Wat super fijn die proactieve advisering!!!!
De voordelen van KEENwoonwerk op een rij
Voor gebruikers
- Doordat de standaard werkweek al wordt overgenomen, hoeven medewerkers alleen afwijkingen door te geven;
- Met één klik een standaarddeclaratie kunnen invoeren
- In één oogopslag een hele maand inzichtelijk
- Makkelijk aan kunnen passen naar andere locatie, thuiswerken, of OV
Voor HR
- Geen fouten bij invoer, geen frustratie van gebruikers door administratieve last
- Makkelijk controleren van nacalculatieregels
Voor IT/Security en overige voordelen
- Verwerking 100% in AFAS (geen eigen database)
- (Beperkte) inrichting in AFAS wordt door Keen Integrations verzorgd
- Lage startinvestering, maandelijks opzegbaar
Keen integrations heeft uitstekend met ons meegedacht over een oplossing om flexibel de reisbewegingen tussen huis en kantoor te registreren. Met minimale administratie, maximale flexibiliteit voor onze medewerkers. Trinko was zeer benaderbaar en meedenkend waardoor we binnen twee weken live konden.”
Gratis adviesgesprek?
Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?
KEENreiskosten
Geen frustratie van medewerkers bij invoer van reiskosten. Minimale administratie, maximaal gebruikersgemak. Zodat medewerkers met plezier kunnen werken.
Met KEENreiskosten kunnen vanuit één scherm in één keer op een eenvoudige manier de juiste reiskosten ingediend worden.
Eén scherm voor alle kilometerdeclaraties
Ervaren de medewerkers in jouw organisatie veel administratieve last van het indienen van declaraties?
KEENreiskosten is ontwikkeld voor organisaties met medewerkers die veel dezelfde ritten rijden (maar ook niet allemaal hetzelfde). Of organisaties die verschillende soorten declaraties verschillend verlonen. Ook voor organisaties met verschillende locaties waartussen medewerkers reizen. Vraag snel een gesprek aan. Implementatie kan al binnen twee weken.
Vraagstuk
- Meerdere ritten op een dag kunnen maken
- Bestaande ritten niet iedere keer opnieuw hoeven in te voeren
- Vanuit één knop kunnen declareren (geen profielen)
- Leidinggevenden moeten in één overzicht alle te beoordelen declaraties zien
- Declaraties in één keer kunnen afhandelen
Oplossing
- Van, via en naar kunnen declareren en ook weer terug naar start
- Ritten kunnen favoriet gemaakt worden. Zo kunnen ze makkelijk gekopieerd worden
- Beoordelen vanuit één scherm (indien nodig kan wel alle detailinformatie opgehaald worden)
- Directe verwerking in de nacalculatie in AFAS
We hebben geen enkel probleem met KEENReiskosten en zijn super tevreden. We hebben een kort leer proces gehad en wat medewerkers wegwijs moeten maken, maar voor de rest heel erg handig, snel en werkbaar.
Onze medewerkers zijn ook blij, dus een dikke 10 voor jou/jullie!!
De voordelen van KEENreiskosten op een rij
Voor gebruikers
- Met één klik een bestaande, favoriete rit kopiëren
- Snel een rit die bestaat uit meerdere locaties kunnen indienen
Voor HR
- Geen fouten bij invoer, geen frustratie van gebruikers door administratieve last
- Makkelijk controleren van alle declaraties
- Automatische aftrek woon-werk (configureerbaar)
Voor IT/Security en overige voordelen
- Verwerking 100% in AFAS (geen eigen database)
- (Beperkte) inrichting in AFAS wordt door Keen Integrations verzorgd
- Lage startinvestering, maandelijks opzegbaar
Mourik heeft gekozen voor Kilometerdeclaraties van Keen Integrations omdat onze medewerkers hiermee ritten snel en eenvoudig kunnen registreren, kopiëren en favorieten kunnen instellen. De leidinggevende kan ritten collectief beoordelen en kan voorgaande ritten direct inzien. Om de controle te vereenvoudigen worden ritten extra opvallend gemaakt tijdens verlof of ziekte en woon-werk ritten die niet van of naar het woonadres zijn.”
Gratis adviesgesprek?
Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?
KEENsalesintegratie
“We willen een efficiënt salestraject, waarbij de accountmanager zelf de afspraken kan vastleggen, een contract kan genereren en kan laten ondertekenen. En dat zonder dat de backoffice nodig is voor de administratieve afhandeling”
KEENsalesintegratie zorgt ervoor dat je makkelijk een volledig salestraject vanuit Insite kunt doorlopen, zonder dat de backoffice zaken hoeft over te typen. Dat scheelt fouten en zorgt voor tevreden klanten.
Van offerte tot en met abonnement
Accountmanagers maken vanuit InSIte een salestraject aan en volgen een workflow. Daarbij wordt geïntegreerd een abonnement en een contract aangemaakt. Zonder financiële kennis en door alleen bezig te zijn met het maken van offertes maken accountmanagers al abonnementen aan in AFAS.
‘We hadden zo’n drie parttimers op de backoffice. We vroegen ons af, is dat nog nodig in deze tijd? Kan dat niet efficiënter? Dat kan alleen als de accountmanager alles zelf kan invoeren en alle vragen kan beantwoorden. Belangrijk daarbij is dat het ‘hufterproof’ is. Dat lukt dankzij KEENsalesintegratie.’
Oplossing
- Een integratie die het mogelijk maakt om vanuit een (sales)dossier een abonnement te gaan vullen
- Direct inzicht tijdens het vullen van het abonnement in de prijs van het totale pakket
- Makkelijk korting kunnen geven door een prijs in te voeren. Kortingsregels worden automatisch met de juiste bedragen toegevoegd
- Vanuit InSite kan het gehele salesdossier, bijbehorende offerte en contract en abonnement aangemaakt worden
De voordelen van KEENsalesintegratie op een rij
Voor accountmanagers
- Geen afstemming meer nodig met de backoffice. Zelf offertes kunnen maken op een eenvoudige, digitale manier
- Makkelijk een totaalprijs kunnen afspreken en verwerken
- Contracten worden automatisch gemaakt
- Door te werken met een workflow is de status van alle salestrajecten goed te volgen
Voor de backoffice
- Geen afstemming nodig met accountmanagers over de inhoud van de gemaakte afspraken
- Concentratie op de facturatie, niet meer op miscommunicatie met accountmanagers en daardoor ruis met klanten
Voor het management
- Eenduidige manier van werken met korting. Daardoor beter inzicht in omzet
- De salesprocessen worden efficiënter. Er is veel minder ruis tussen accountmanager, backoffice en klant
- De inzet van sales is inzichtelijk. Er kan gestuurd worden op de focus van het salesteam
- Kostenbesparing omdat accountmanagers (zonder het te weten) de administratieve afhandeling (maken van abonnementen) al verzorgen
Gratis adviesgesprek?
Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?
De kerngaranties van KEEN Integrations
- Volledige AFAS-integratieGeen losse applicatie, geen extra inlog.
- Acceptatiegarantie95% standaard + 5% uitbreiding = 100% tevreden gebruikers.
- Binnen-budget-garantieVolledige ontzorging, ook na implementatie. Je krijgt een oplossing, geen maatwerk.
- Niet-goed-geld-terug-garantieLage startinvestering en maandelijks opzegbaar.
Brochure KEEN Integrations