Declareren in het onderwijs

De uitdaging

Een efficiënt declaratieproces, dat ‘compliant’ is en waarbij de risico’s op fraude zijn geminimaliseerd.

De oplossing

Door aan de voorkant bij het aanmaken van een opdracht al te bepalen wat het budget is,  welke vergoedingen er worden uitbetaald (bv uurtarieven of km vergoedingen) worden de kaders voor de declaranten vooraf al goed gezet. Dat scheelt een hoop controlewerk en communicatie met de declaranten. De declarant moet eenvoudig declaraties kunnen indienen.

Door al vooraf vast te leggen wie inhoudelijk declaraties kan beoordelen, wordt voorkomen dat er controles worden uitgevoerd door medewekrers die geen inzicht hebben in de juistheid van declaraties. Direct verwerken in AFAS biedt meerdere voordelen. Er hoeft geen informatie overgeklopt te worden. Ook kan de procuratie eenmalig in AFAS vastgelegd worden. Van start tot finish is het hele declaratieproces geborgd.

 

Voordelen

  • Volledig geborgd systeem van opdracht tot en met uitbetaling
  • Eenvoudig declaraties in kunnen dienen
  • Minimale adminstratie nodig voor verwerking administratie. In plaats daarvan kunnen procescontroles gedaan worden en kan gemonitord worden op budgetten.

Belangrijk dat declaranten snel de juiste vergoeding ontvangen. Zonder dat hier veel adminsitratieve handelingen voor nodig zijn.

Onderwijsinstellignen werken met veel declaranten. Met deze declaranten is vanuit de adminstratie verder weinig contact. Het is dus extra belangrijk dat het indienen van een declaratie eenvoudig en dummy proof is. Niet alleen het invoeren zelf, maar ook wat gedeclareerd mag worden voor welke bedragen moet volledig helder zijn. Sturen declaranten direct de juiste declaraties in, dan scheelt dat een hoop communicatie en aanpassingen in het verdere proces.

Doordat de declaraties direct als inkoopfacturen worden verwerkt, hoeft de financiële adminstratie geen declaraties meer in of over te kloppen. Dat bespaart veel werk. Tot wel 1 á 2 fte. Dat geeft ook ruimte om procescontroles in te bouwen. Heeft iedereen zijn of haar declaraties al ingediend? Wordt het budget niet overtreden. Declareren de declaranten niet dubbel? Door de eenduidige invoer zijn controles mogelijk. Deze zorgen ervoor dat het proces van externe declaraties geborgd is.

 

“Hanzehogeschoool heeft gekozen voor KEENdeclaratie, omdat zij een standaardoplossing hebben voor verwerken van declaraties voor externen. Deze standaard hebben we samen uitgebreid om binnen onderwijs het volledige declaratieproces te kunnen digitaliseren in ons AFAS systeem. Dat gaat ons meer zekerheid geven over de juistheid van declaraties met minder adminsitratieve handelingen. We besparen daar een fte mee.”

Marten Venemans

Projectleider, Hanzehogeschool

Gratis adviesgesprek?

Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?