Entrea Lindenhout

Leestijd: 2 min (500 woorden)

De uitdaging

In de gehele (jeugd)zorg en dus ook bij Entrea Lindenhout is de druk toegenomen. Tegelijkertijd zijn er de afgelopen jaren meer regels bijgekomen en softwaresystemen geïmplementeerd.

Medewerkers hebben het gevoel minder tijd en aandacht voor de zorg zelf te hebben en in plaats daarvan teveel tijd kwijt te zijn aan administratie. Plannen gebeurde nog in Excel. Dat zrogde voor veel werk binnen de teams. Met name om correcties door te voeren. Medewerkers moesten het verlof aan de planner doorgeven en er zelf voor zorgen dat het verlof ook in AFAS werd verwerkt, Daardoor ging daar ook veel fout.

Een nieuw systeem was noodzakelijk. maar wel eentje die eenvoudig te gerbuiken is voor medewerkers en niet zorgt voor nog een applicatie erbij. Applicatiebeheer in het ERP systeem AFAS.

De oplossing

Een volledig in AFAS geïntegreerde planningsapplicatie. Samen met planners, HR, managers en medewerkers is niet alleen gezorgd dat de techniek aansluit, maar ook dat er goed gewerkt ging worden met de planning.

Voordelen

  • Verlofstuwmeer is aanzienelijk kleiner geworden nu verlof tussen AFAS en KEENplanning is geïntegreerd
  • Wel een planoplossing, maar geen aparte applicatie die buiten AFAS onderhouden moet worden.
  • Medewerkers hoeven geen ORT lijsten meer op te sturen. Salarisadministratie hoeft deze lijsten niet meer te verwerken.

Sector

Jeugdzorg

17 Teams van Entrealindenhout plannen in KEENplanning

Entrealindenhout is een fusie tussen entrea en lindehout, twee jeugdzorgorganisaties in midden Gelderland. Met ruim 1.700 medewerkers is het een middelgrote jeugdzorginstelling. Een deel van de medewerkers werkt als begeleider in de huizen waar jongeren overdag of ook ’s nachts aanwezig.

De teams zijn zelfsturend. Dat betekent dat de leden van de teams samen de invulling bepalen. Deze taak is gedelegeerd aan de planner van het team. De planner hield in Excel de planning en de ORT lijsten bij. Deze lijsten werden geprint en op de deur opgehangen.

Wijzigingen werden op de print gezet. De planner verwerkte deze wijzigingen. Gevolg was onduidelijkheid, fouten en veel werk om alles goed aan te leveren bij de salarisadministratie. Die hadden vervolgens veel werk om de wijzigingen te verwerken.

Medewerkers hadden door de fusie en allerlei andere veranderingen geen behoefte aan nog een verandering.Het verandertraject dat onvermijdelijk hoort bij het implementeren van een nieuwe planoplossing vergde in de beginfase daarom extra aandacht.

Veel uitleggen en vragen snel beantwoorden zijn belangrijke onderdelen geweest die ervoor zorgden dat de teams ondertussen al geruime tijd werken met KEENplanning.

“Vanuit de IT architectuur gedachte van “zo min mogelijk systemen en alles maar 1 keer op 1 plek vastleggen” is deze planningsoplossing de perfecte oplossing. Door de strakke integratie met Afas blijft bijna alles binnen dat domein.

Beheer, ondersteuning, uitbetalingen, HR aanpassingen alles onder 1 standaard dak.

KEEN Integrations is een kleine flexibele club die, ook als de organisatieverandering even tegen zit, goed meedenkt en mee verbetert om er een succes van te maken.

Aansluitend op de bovenstaande punten: de kracht van eenvoud. Planningen en alles er omheen zijn al moeilijk genoeg, KEENjaaruren maakt het niet moeilijker maar juist eenvoudiger. (geen complexe beheerinstellingen, duizend vinkjes en ontelbare opties)”

Thore Koopman

Informatiemanager, Entrealindenhout

Gratis adviesgesprek?

Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?