“Maak jij het vrijwilligers en externen eenvoudig om te kunnen declareren? En worden ze altijd direct uitbetaald?”

Met KEENdeclaratie kunnen vrijwilligers vanuit één scherm declareren en wordt er direct vanuit de inkoopfacturen uitbetaald.

KEENdeclaratie

Eenvoudig declareren voor externen

Dit product is geschikt voor alle organisaties waarbij ook gedeclareerd kan worden door mensen die geen medewerker van de organisatie zijn. Uitbetaling verloopt dan via de financiële administratie (en niet via payroll). Deze groep mensen (b.v. vrijwilligers) kunnen op hun mobiel op een eenvoudige manier hun declaraties indienen.

Door het declaratieproces te optimaliseren met KEENdeclaratie bespaart de Hanzehogeschool tussen de 1 en 2 Fte. En het gebruikersgemak voor declaranten is toegenomen. Een mooie optimalisatie!

Marten Venemans
Projectleider, Hanzehogeschool

Declareren voor externen in het onderwijs

De Hanzehogeschool verwerkt jaarlijks zo’n 10.000 declaraties. Dit is een tijdrovend proces. Zowel het goed indienen, als het beoordelen, als ook de checks die ervoor moeten zorgen dat er geen misbruik gemaakt wordt én dat aangetoond kan worden dat de juiste mensen hebben gedeclareerd. Hoe dat in z’n werk gaat?

Vraagstuk

  • We willen declaraties niet via de payroll laten uitbetalen
  • Zichtbare en verplichte velden afhankelijk van de soort declaratie
  • Vanuit één scherm alle declaraties kunnen doen. Zowel km-declaraties als alle soorten onkostendeclaraties

Oplossing

  • Eén scherm waar op basis van de gekozen declaratiesoort de benodigde velden zichtbaar worden
  • Verwerking als inkoopfactuur met directe betaling vanuit AFAS
  • Volledig configureerbaar. De declarant vult de declaratie in en op de achtergrond wordt deze juist verwerkt (bijvoorbeeld kostenplaats, kostendrager en/of project)
  • Volledig in control, doordat je zelf bepaalt wie wat mag declareren

De voordelen van KEENdeclaratie op een rij

Voor gebruikers

  • Vanuit één scherm alle declaraties kunnen indienen
  • Eenvoudig meerdere declaraties achter elkaar toevoegen en indienen

Voor finance

  • Financiële mutatie komt automatisch op de juiste manier binnen in AFAS
  • Afwikkeling via de inkoopfactuurworkflow

Overige voordelen

  • Het is niet meer nodig om declaraties op papier of in Excel te ontvangen en deze te verwerken in AFAS

Start binnen twee weken met KEENdeclaratie

Starten met KEENdeclaratie is eenvoudig en snel en opschalen is nog makkelijker. De implementatie wordt volledig door KEEN Integrations uitgevoerd voor een vast bedrag. Geen groot, onzeker ICT-project maar klein beginnen en direct ervaren wat de voordelen zijn voor de declarant en voor de administratie om vervolgens verder uit te rollen.

En doordat de overeenkomst maandelijks opzegbaar is, zit je nergens aan vast.

Gratis adviesgesprek?

Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?