“Maak jij het vrijwilligers en externen eenvoudig om te kunnen declareren? En worden ze altijd direct uitbetaald?”

Met KEENdeclaratie kunnen vrijwilligers vanuit één scherm declareren en wordt er direct vanuit de inkoopfacturen uitbetaald.

KEENdeclaratie

Eenvoudig declareren voor externen

Dit product is geschikt voor alle organisaties waarbij ook gedeclareerd kan worden door mensen die geen medewerker van de organisatie zijn. Uitbetaling verloopt dan via de financiële administratie (en niet via payroll). Deze groep mensen (b.v. vrijwilligers) kunnen op hun mobiel op een eenvoudige manier hun declaraties indienen.

Vraag een gesprek aan

Door het declaratieproces te optimaliseren met KEENdeclaratie bespaart de Hanzehogeschool tussen de 1 en 2 Fte. En het gebruikersgemak voor declaranten is toegenomen. Een mooie optimalisatie!

Marten Venemans
Projectleider, Hanzehogeschool

Declareren voor externen in het onderwijs

De Hanzehogeschool verwerkt jaarlijks zo'n 10.000 declaraties. Dit is een tijdrovend proces. Zowel het goed indienen, als het beoordelen, als ook de checks die ervoor moeten zorgen dat er geen misbruik gemaakt wordt én dat aangetoond kan worden dat de juiste mensen hebben gedeclareerd. Hoe dat in z'n werk gaat?

Lees hier hoe Hanzehogeschool omgaat met declaraties voor externen

Vraagstuk

We willen declaraties niet via de payroll laten uitbetalen
Zichtbare en verplichte velden afhankelijk van de soort declaratie
Vanuit één scherm alle declaraties kunnen doen. Zowel km-declaraties als alle soorten onkostendeclaraties

Oplossing

Eén scherm waar op basis van de gekozen declaratiesoort de benodigde velden zichtbaar worden
Verwerking als inkoopfactuur met directe betaling vanuit AFAS
Volledig configureerbaar. De declarant vult de declaratie in en op de achtergrond wordt deze juist verwerkt (bijvoorbeeld kostenplaats, kostendrager en/of project)
Volledig in control, doordat je zelf bepaalt wie wat mag declareren