“Maak jij het vrijwilligers en externen eenvoudig om te kunnen declareren? En worden ze altijd direct uitbetaald?”
Met KEENdeclaratie kunnen vrijwilligers vanuit één scherm declareren en wordt er direct vanuit de inkoopfacturen uitbetaald.
Eenvoudig declareren voor externen
Declareren voor externen in het onderwijs
De Hanzehogeschool verwerkt jaarlijks zo’n 10.000 declaraties. Dit is een tijdrovend proces. Zowel het goed indienen, als het beoordelen, als ook de checks die ervoor moeten zorgen dat er geen misbruik gemaakt wordt én dat aangetoond kan worden dat de juiste mensen hebben gedeclareerd. Hoe dat in z’n werk gaat?
Vraagstuk
- We willen declaraties niet via de payroll laten uitbetalen
- Zichtbare en verplichte velden afhankelijk van de soort declaratie
- Vanuit één scherm alle declaraties kunnen doen. Zowel km-declaraties als alle soorten onkostendeclaraties
Oplossing
- Eén scherm waar op basis van de gekozen declaratiesoort de benodigde velden zichtbaar worden
- Verwerking als inkoopfactuur met directe betaling vanuit AFAS
- Volledig configureerbaar. De declarant vult de declaratie in en op de achtergrond wordt deze juist verwerkt (bijvoorbeeld kostenplaats, kostendrager en/of project)
- Volledig in control, doordat je zelf bepaalt wie wat mag declareren
De voordelen van KEENdeclaratie op een rij
Voor gebruikers
- Vanuit één scherm alle declaraties kunnen indienen
- Eenvoudig meerdere declaraties achter elkaar toevoegen en indienen
Voor finance
- Financiële mutatie komt automatisch op de juiste manier binnen in AFAS
- Afwikkeling via de inkoopfactuurworkflow
Overige voordelen
- Het is niet meer nodig om declaraties op papier of in Excel te ontvangen en deze te verwerken in AFAS
Start binnen twee weken met KEENdeclaratie
Starten met KEENdeclaratie is eenvoudig en snel en opschalen is nog makkelijker. De implementatie wordt volledig door KEEN Integrations uitgevoerd voor een vast bedrag. Geen groot, onzeker ICT-project maar klein beginnen en direct ervaren wat de voordelen zijn voor de declarant en voor de administratie om vervolgens verder uit te rollen.
En doordat de overeenkomst maandelijks opzegbaar is, zit je nergens aan vast.
Start
Gelijk van start: voor kleine organisaties of als startpunt voor grotere- Tot 25 gebruikers
- Vast bedrag van € 100 per maand
- Eenmalig € 1.475 voor een korte implementatie (type declaratie onkosten en reiskosten, 1 vestiging)
- Volledige functionaliteit van KEENdeclaratie
- Binnen twee weken van start
Compleet
Voor organisaties tot 500 externen en/of vrijwilligers- Functionalieit van Start, plus:
- € 1,50 per gebruiker (minimaal € 100) per maand
- Eenmalig € 2.950 voor een standaard implementatie (5 type declaraties, 5 vestigingen)
- Volledige ontzorging bij implementatie
- Inrichting communicatie met declaranten
Premium
Voor grote organisaties met veel declaranten en complexere regelgeving- Funtionaliteit van Compleet, plus:
- Vaste prijs per maand
- Projectplan voor implementatie
- Uitgebreid declaratieproces voor alle type declaraties en alle vestigingen
- Compleet compliant
Gratis adviesgesprek?
Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?