Belangrijk dat declaranten snel de juiste vergoeding ontvangen. Zonder dat hier veel adminsitratieve handelingen voor nodig zijn.
Onderwijsinstellignen werken met veel declaranten. Met deze declaranten is vanuit de adminstratie verder weinig contact. Het is dus extra belangrijk dat het indienen van een declaratie eenvoudig en dummy proof is. Niet alleen het invoeren zelf, maar ook wat gedeclareerd mag worden voor welke bedragen moet volledig helder zijn. Sturen declaranten direct de juiste declaraties in, dan scheelt dat een hoop communicatie en aanpassingen in het verdere proces.
Doordat de declaraties direct als inkoopfacturen worden verwerkt, hoeft de financiële adminstratie geen declaraties meer in of over te kloppen. Dat bespaart veel werk. Tot wel 1 á 2 fte. Dat geeft ook ruimte om procescontroles in te bouwen. Heeft iedereen zijn of haar declaraties al ingediend? Wordt het budget niet overtreden. Declareren de declaranten niet dubbel? Door de eenduidige invoer zijn controles mogelijk. Deze zorgen ervoor dat het proces van externe declaraties geborgd is.
“Hanzehogeschoool heeft gekozen voor KEENdeclaratie, omdat zij een standaardoplossing hebben voor verwerken van declaraties voor externen. Deze standaard hebben we samen uitgebreid om binnen onderwijs het volledige declaratieproces te kunnen digitaliseren in ons AFAS systeem. Dat gaat ons meer zekerheid geven over de juistheid van declaraties met minder adminsitratieve handelingen. We besparen daar een fte mee.”
Gratis adviesgesprek?
Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?