Wij gebruikers waren het uitgangspunt, daar is de oplossing bij aangesloten

Hanzehogeschool werkt sinds juni 2023 met KEENdeclaratie. Een oplossing die het makkelijk maakt voor externen om te declareren. Waarbij de verwerking direct in AFAS verwerkt. De eerste 5.000 declaraties zijn verwerkt. Tijd om te vragen hoe het werken met KEENdeclaratie bevalt. Ik ging in gesprek met Tijn Oprins. Hij is grootgebruiker van KEENdeclaratie, omdat Tijn verantwoordelijk is voor werving van studenten binnen de Hanzehogeschool. Daar vallen open dagen en andere activiteiten onder. Daar wordt veel gebruik gemaakt van studenten. Zij mogen kosten en gewerkte uren declareren.

Het eerste dat Tijn Oprins tegen me zei was, ‘Wat zo goed was aan dit project was dat wij als gebruikers centraal stonden’. Het succes van het project is te danken aan de projectleider, Marten Venemans en functioneel beheerder Wout van Calker. Doordat vanaf het begin van het project tot en met de uitrol steeds is gekeken wat het beste voor de gebruikers is, hebben we nu super tevreden studenten en is er ontzettend veel werk (en frustratie) verdampt bij de verwerking van declaraties.

Ontevreden declaranten

De Hanzehogeschool werkt veel met externe declaranten. Werkstudenten die meewerken aan open dagen is een grote groep en de school maakt gebruik van gastsprekers. In het totaal worden er rond de 10.000 declaraties per jaar verwerkt. Tijn was vaak degene die werkstudenten inhuurde voor werk. Zij dienden declaraties in. Eerst nog op papier, later via een online formulier. Dat formulier maakte het indienen iets eenvoudiger, maar nog steeds hadden studenten geen overzicht van wat nu al wel was uitbetaald en wat niet. Maar nog vervelender, de uitbetaling liet vaak lang op zich wachten. En dat de studenten daar zelf nog achteraan moesten gaan. Dat resulteerde er in dat studenten aangaven liever in een winkel te werken. Dat leverde minder op, maar wisten ze wel dat ze uitbetaald werden en hadden er geen gedoe aan.

Voor mij als verantwoordelijke heel vervelend om te zien en te horen dat studenten zo ontevreden waren over de afhandeling van declaraties. En terecht, je vraagt toch een dienst van ze. Dan wil je ook dat de afhandeling soepel en snel verloopt. Met een zomervakantie er tussen kon het soms wel maanden duren voordat declaraties werden uitbetaald. En als er iets niet goed was aangeleverd door studenten, dan kon een declaratie helemaal verdwijnen tussen alle papieren.

Voor de afhandeling was HR altijd druk met de declaraties bezig. Hun rol is in het nieuwe proces beperkt tot hetgeen ook echt bij de taken hoort en dat is checken of de externen ook declaraties mogen indienen. De afhandeling gebeurt direct in de financiële administratie en uitbetaling is een hele kleine handeling geworden.

Voordelen van het nieuwe proces

1. Declaranten kunnen eenvoudig (de juiste) declaraties indienen;
2. Declaranten hebben overzicht over de status van alle ingediende declaraties;
3. Uitbetaling gaat veel sneller (paar keer per maand. Direct na goedkeuring van declaraties)
4. Heel veel werk, energie en frustratie is er niet meer, omdat er bijna geen afstemming meer nodig is tussen declarant en de backoffice, want de afhandeling verloopt voor het grootste gedeelte automatisch.

Tot slot

De software van KEENdeclaratie en de manier waarop wij het hebben ingericht maken samen een perfect werkend proces, waar studenten wel raad mee weten. Ze zijn super tevreden. Ik hoor helemaal niks over zaken waar ze tegenaan lopen. Het enige dat dan bij mij nog blijft hangen is ‘waarom hebben we dit niet veel eerder gedaan?’