Selecteer een pagina

2021 gaat verder waar 2020 rond de kerst is opgehouden, in volle vaart! Net als in de topsport is evaluatie een belangrijke manier om te ontwikkelen.

Organisaties zijn zich steeds meer bewust, dat het belangrijk is energie te steken in de optimalisatie van de bedrijfsprocessen door middel van meer en beter gebruik van software. Terugkijkend en gelijk vooruitkijkend heb ik 5 observaties om te delen

1. Thuiswerken vergroot de behoefte aan digitale procedures en werken met workflows

De grootste verandering is noodgedwongen in een versnelling gekomen. Naast de versnelling op de technieken om thuis te werken, zoals MS Teams, Google meets of Zoom is er meer behoefte om te weten waar collega’s aan werken. Behoefte aan digitale planning, maar ook verlofregistratie, declaraties, enz. Dat is logisch, want als je elkaar niet meer (zoveel) ziet op kantoor dan wordt de afstand letterlijk en figuurlijk snel groter. Vastlegging vergroot het overzicht. Voor ons betekent dit dat er meer vragen komen om oplossingen te bedenken, indien dit in AFAS niet kan, om deze behoefte aan meer vastlegging zo makkelijk mogelijk te maken voor medewerkers.

2. Thuiswerken biedt meer flexibiliteit in consultancy ondersteuning voor software implementatie

Waar eerder vooral op dagbasis werd afgesproken, is het nu makkelijker om consultancy voor een aantal uren op een dag af te spreken. Dat biedt voor de klant het voordeel dat het makkelijker is om geconcentreerd te blijven gedurende de hele sessie en geeft meer flexibiliteit om het werk dat weer voorkomt uit de afspraak te doen voor een volgende afspraak.

3. Software wordt steeds minder als een bijzaak gezien

Steeds meer zien organisaties dat goed beheer en optimalisatie van software doorlopend aandacht vraagt. Daar waar eerder een nieuw systeem vaker het ‘eindpunt’ was en dezelfde manier van werken met de oude software vervangen werd door nieuwe software, wordt software steeds meer gezien als een manier om de organisatie te ontwikkelen.

4. Gebruikers worden nog te weinig betrokken bij het implementeren van software

Succes hangt ook af van het goed betrekken van degenen die dagelijks met de software werken, de ‘gebruikers’. Dit lijkt een open deur, maar toch zorgen aannames als ‘de externe heeft verstand van AFAS en weet wat het beste is’, ‘gebruikers blijven graag bij het oude’ of ‘medewerkers zijn te druk’ ervoor dat de kennis van gebruikers onvoldoende gebruikt wordt.

Hoe goed bedoeld ook, het resultaat is vaak dat de inrichting niet aansluit bij de manier waarop een organisatie werkt. Zijn gebruikers niet meer bereid om veranderingen te accepteren als ze zelf medeverantwoordelijk zijn? En win je uiteindelijk niet veel tijd door het in één keer goed te doen?

5. Commitment van directie nog steeds niet vanzelfsprekend

Ondanks het toegenomen bewustzijn dat automatisering niet alleen een praktische kant heeft, maar ook voor de ontwikkeling van de mensen en de organisatie belangrijk is, is nog niet iedere directeur zich bewust dat dit ook voor hem of haar geldt. Werkt de directeur zelf met de software op een manier die ook van medewerkers wordt gevraagd? Is de directie present in een implementatie of optimalisatie? Zijn ze op de hoogte van de ins- en outs van de implementatie? Ieder softwareproject is ook een cultuurverandering. Van de negatieve kant bekeken: stel dat de implementatie mislukt, wat betekent het dan voor een organisatie en de cultuur? Zou daar over nadenken voldoende reden geven om zeer betrokken te zijn bij iedere implementaite van een softwaresysteem?