“We zochten een systeem dat niet alleen gebruiksvriendelijk is, maar ook alle data en kennis borgt op één plek.”
Hoe Bibliotheek Zeeland rust en grip kreeg
Met 170 medewerkers, 3 locaties en 3 Bibliobussen is de planning van Bibliotheek Zeeland een complexe puzzel. Na jarenlang puzzelen in Google Agenda, was het tijd voor een volgende stap. Ester (Planner & Coördinator Bibliobussen en Vlissingen) en Justin (Functioneel Beheerder AFAS) delen hun ervaring over de overstap naar KEENplanning.
De uitdaging: Een planning die ‘in het hoofd’ zat
Voordat Bibliotheek Zeeland met KEENplanning startte, was de planning een tijdrovende klus. “We werkten met Google Agenda, maar zodra de planning groter of complexer werd, verloren we het overzicht,” vertelt Ester. De organisatie was wekelijks zo’n 8 uur kwijt aan alleen al het invoeren en bijhouden van de roosters.
De grootste pijn zat in het gebrek aan integratie. Verlof en verzuim moesten handmatig worden uitgezocht in andere systemen en vervolgens weer in de agenda worden verwerkt. Justin vult aan: “Het ontbreken van een koppeling met AFAS zorgde voor enorm veel dubbel handmatig werk.” Er was geen uniforme werkwijze en samenwerken aan de planning was bijna onmogelijk. Toen de vaste planner – die alle kennis in haar hoofd had – de organisatie ging verlaten, werd de noodzaak voor een plansysteem direct duidelijk.
De keuze: Waarom KEENplanning?
Justin kende KEEN Integrations al vanuit de zorgsector. Na een vergelijking tussen verschillende partijen kwam KEENplanning als winnaar naar voren. De doorslaggevende factoren? De naadloze integratie met AFAS en de ondersteuning van de JUS-systematiek.
“Voor ons waren drie zaken essentieel: de AFAS-koppeling, kunnen werken met de JUS-tool en persoonlijke aandacht tijdens het traject,” leggen Ester & Justin uit. De combinatie van een krachtige tool en een partner die de taal van de bibliotheeksector spreekt, gaf de doorslag.
De aanpak: Draagvlak door ‘Early Adopters’
De implementatie van een nieuw systeem valt of staat met de adoptie op de werkvloer. Bibliotheek Zeeland koos voor een slimme strategie:
- Harde deadline met schaduwdraaien: Duidelijkheid over de livegang, maar wel de veiligheid van een testperiode.
- Betrekken van de werkvloer: Ze zochten ‘early adopters’ die het systeem snel begrepen en het aan collega’s konden uitleggen.
- Begrip creëren: Door medewerkers te laten zien waarom de verandering nodig was, ontstond er draagvlak.
Het resultaat: Eerlijker, socialer en efficiënter
Inmiddels werkt Bibliotheek Zeeland ruim een jaar met KEENplanning en de resultaten zijn al duidelijk merkbaar. De tijd die aan de planning wordt besteed is fors verminderd en onnodig handmatig werk behoort tot het verleden.
Maar misschien nog wel belangrijker is de cultuuromslag. Ester: “In het begin zagen collega’s er tegenop, maar nu ervaren ze dat het werk flexibeler en fijner is geworden. De planning is eerlijker en socialer door het inzicht voor iedereen.” Dankzij het inzicht in de uren via het dashboard kan de organisatie nu sturen op data.
KEENplanning in één zin
Volgens Ester en Justin laat KEENplanning zich simpel omschrijven: “Een persoonlijke aanpak gecombineerd met een toegankelijke, gebruiksvriendelijke tool die de frontoffice en backoffice perfect verbindt.”
“Succesvolle implementatie begint bij de mens. Betrek de juiste medewerkers en planners vanaf het begin, communiceer de tijdlijn helder en manage de verwachtingen. Dat betaalt zich tijdens het gebruik dubbel terug.”
Gratis adviesgesprek?
Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?