Je ziet het in CAO onderhandelingen en nu ook in de reiskostenregeling voor Vavo studenten (avondstudie), er worden afspraken gemaakt met allemaal specifieke uitzonderingen die ervoor zorgen dat aan de wensen van iedereen wordt tegemoetgekomen, maar over de praktische uitvoerbaarheid wordt niet nagedacht.
Vlak voor de zomer is door een amendement van de tweede kamer besloten dat Vavo-studenten ook een reiskostenvergoeding krijgen. Dat is op zichzelf terecht. Andere studenten krijgen een OV jaarkaart. Dat is voor de regeling voor Vavo-studenten dan wel weer heel duur., omdat ze natuurlijk minder vaak studeren. Daar is een andere regeling voor bedacht. Zie hieronder een stuk van de uitvoering.
Als je met de trein reist dan kun je de bonnetjes meesturen met een pdf bestand (die je uit kunt priten). Is het totale bedrag hoger dan een maandabonnement, dan kun je maximaal de vergoeding voor het maandabonnement krijgen.
Klinkt goed, maar hoe dien je zo’n declaratie goed in? En vooral: hoe controleer je dit? De administraties van ROC’s worden hierdoor extra belast. De kosten die dit met zich meebrengt zijn als je niet uitkijkt net zo hoog als de vergoeding die je uitkeert. Volgens het voorgestelde plan moet de controle bij ieder (handmatig ingevuld document) plaatsvinden. Foutgevoelig en dus veel werk….
Het zijn zulke uitdagingen, waar wij dan weer blij van worden. Kunnen we het (in dit geval met KEENdeclaratie) zo inrichten dat een declarant alleen invult wat deze weet (de kosten die gemaakt zijn voor vervoer) en dat het systeem vervolgens al een heel stuk van de controles doet en de verwerking direct in AFAS gebeurt? Scheelt een hoop controlewerk en overtikken.
Samen met ROC’s die met deze regeling te maken krijgen hebben we gekeken naar de eisen die gesteld worden. En vervolgens naar de manier waarop wij die in onze oplossing kunnen verwerken in AFAS. Door goed gebruik te maken van de inrichtingsmogelijkheden in AFAS en de mogelijkheden van KEENdeclaratie hebben we een oplossing die het mogelijk maakt voor declaranten om via OutSite te declareren. Vervolgens worden een aantal controles al automatisch uitgevoerd en wordt de declaratie beoordeeld in inSite (vaak door een toegewezen coördinator).
Het is een oplossing waar bij de start een aantal controles gedaan moeten worden. Dat kost eenmalig tijd. Vervolgens hoeven er tijdens het declarratieproces geen (extra) controles gedaan te worden dan alleen of de declaratie klopt (steeksproefgewijs).
Wil je ook weten hoe KEENdeclaratie declareren voor externen (en vrijwilligers) eenvoudig kan maken?
Recente reacties