Theek 5

“Zoek de verbinding tussen theorie en praktijk. Als je de juiste mensen vanaf het begin betrekt, creëer je niet alleen een draagvlak, maar ook vertrouwen.”

11 locaties, één systeem.

Samen leven gaat beter als iedereen meedoet en zich betrokken voelt. Vanuit die visie ziet Bibliotheek Theek 5 het als haar opdracht om mensen te inspireren en te ondersteunen bij het ontwikkelen van hun talenten. Maar om als organisatie écht dat verschil te kunnen maken voor inwoners en partners, is een robuuste interne basis cruciaal. Met 94 medewerkers, 11 locaties en een grote variatie aan functies is een strakke personeelsplanning dan ook de onmisbare ruggengraat van de bieb.

Danny Bakx, Teamleider Informatie & Kennis bij Theek 5, nam de leiding in het traject naar een nieuwe manier van plannen. Zijn doel? Van een foutgevoelig doolhof naar een overzichtelijke, digitale toekomst voor het hele team.

De uitdaging: Puinruimen in de planning

Voordat KEENplanning in beeld kwam, was het roosteren bij Theek 5 een complexe puzzel. Er werd gewerkt met een los planpakket voor de frontoffice, maar de backoffice bleef buiten schot. Met 11 verschillende locaties zorgde dat voor flinke uitdagingen:

• Versnippering: er was geen uniforme werkwijze, elke locatie of afdeling deed het op zijn eigen manier. Daardoor was er ook geen overzicht.
• Dubbele administratie: verlof, verzuim en vakanties moesten handmatig in zowel het roosterpakket als in AFAS worden bijgehouden.
• Excel als noodgreep: omdat het oude systeem niet voldeed, werd er teruggegrepen op Excel-lijstjes naast het pakket.
• Foutgevoeligheid: Bij het maken van een rooster voor een half jaar vooruit ging er vaak zoveel mis, dat daarna planners een volle week bezig waren met ‘puinruimen’.

“Het was een hoop gedoe voor de medewerkers en voor de planners was het te veel werk,” blikt Danny terug.

De keuze: Waarom KEENplanning?

Toen Theek 5 op zoek ging naar een oplossing, was de eerste indruk van KEEN erg goed. Danny: “De introductie was sterk, de lay-out zag er goed uit en het maakte een professionele indruk.” Naast de visuele klik waren er drie harde eisen:

1. AFAS-integratie: Werken vanuit één bron om dubbel werk te elimineren.
2. JUS-tool: De jaarurensystematiek (JUS) is complex. KEENplanning bleek hiervoor de juiste tool te hebben.
3. Social Proof: Positieve ervaringen van collega-bibliotheken gaven het laatste zetje.

De aanpak: Eigenaarschap en draagvlak

Danny wist dat een systeem alleen werkt als de mensen erachter erin geloven. Hij gebruikte zijn ervaring met digitale transities en nam het voortouw. Belangrijke onderdelen waren:

• Betrokkenheid vanaf dag één: Planners en sleutelfiguren dachten vanaf het begin mee. Hoewel er één eindverantwoordelijke was, kregen de juiste mensen uit een actieve rol in het proces.
• De juiste kennis: Danny dacht zelf mee over de inrichting en uitrol van KEENplanning. Omdat hij het systeem van binnen en buiten kende, kon hij vragen van collega’s direct beantwoorden.
• Ruimte voor vragen: Naast trainingen organiseerde Danny Q&A-sessies. Hier was ruimte voor vragen en uitleg. Dit zorgde voor extra vertrouwen en draagvlak.

“Het moment dat ik wist dat het ging werken? Dat was eigenlijk al vóór de livegang,” vertelt Danny. “Toen ik het uitlegde aan mijn planners en bleek dat al onze wensen in KEENplanning verwerkt konden worden, wist ik: dit zit goed.”

De nieuwe situatie: Rust, overzicht en 2 uur tijdwinst

Inmiddels is de rust teruggekeerd. De Excel-bestanden zijn de prullenbak in en Theek 5 werkt over alle 11 locaties volledig vanuit één systeem. De resultaten spreken voor zich:

• Enorme tijdsbesparing: Alleen al voor één planner scheelt de nieuwe werkwijze zeker 2 uur per week.
• Zelfredzaamheid: De medewerkers regelen veel zelf en hebben nu direct inzicht in hun eigen uren.
• Rust in de organisatie: De gevreesde ‘puinruim-weken’ zijn verleden tijd. Daarnaast hebben planners en leidinggevende het inzicht & overzicht dat ze nodig hebben.
• JUS onder controle: De jaaruren worden goed bijgehouden voor iedereen. Vragen van medewerkers gaan nu over de inhoud van hun jaaruren, niet over KEENplanning zelf.

KEENplanning in één zin

“Een dynamische, strak geregelde en ontzettend handige tool waarvan de integratie met AFAS simpelweg top is.”

Advies van Danny

Voor andere organisaties die met planvraagstuk zitten, heeft Danny een duidelijk advies:

“Zoek een oplossing die écht integreert met je HRM-systeem zoals AFAS. En het belangrijkste: zorg voor voldoende praktijkkennis. Betrek niet alleen het management, maar juist de mensen die er elke dag mee moeten werken. Kijk naar wat het onderaan de streep oplevert; die investering in tijd en adoptie verdien je dubbel en dwars terug.”