Eenvoudig plannen, integratie en korte lijnen

Leestijd: 2 min (500 woorden)

De uitdaging

Als organisatie die nieuw is met AFAS zochten we een oplossing die volledig met AFAS geïntegreerd is.

De oplossing

KEENplanning biedt een volledige integratie met AFAS en werd samen met de expertise van KEEN Integrations succesvol geïmplementeerd via een Proof of Concept.

Voordelen

  • Medewerkergegevens hoeven alleen in AFAS te worden vastgelegd en worden automatisch gesynchroniseerd.
  • Verlof en verzuim uit AFAS zijn naadloos geïntegreerd in KEENplanning.
  • Uitstekende ondersteuning dankzij kennis van zowel planning als AFAS.
  • Een eenvoudige planoplossing die direct door medewerkers wordt begrepen.

Sector

Alleen met een gebruiksvriendelijke planoplossing kunnen medewerkers goed uit de voeten

Optimaliseren van processen binnen de vrouwenopvang

Rosa Manus plant dagelijks de inzet van zo’n 65 medewerkers om de opvang en begeleiding soepel te laten verlopen. Arianne Heeringa is coördinator en verantwoordelijk bij Rosa Manus voor de succesvolle implementatie van KEENplanning.

Vrouwenopvang Rosa Manus vervult een cruciale rol binnen de keten van huiselijk geweld. Als specialist biedt Rosa Manus opvang en begeleiding aan slachtoffers van evident huiselijk geweld en gezinnen in onveilige thuissituaties. Hierbij staat niet alleen de hulp aan slachtoffers centraal, maar wordt ook het gehele systeem betrokken, waarbij kinderen een belangrijke rol spelen. Voor deze doelgroep, die te maken heeft met acute of structurele onveiligheid, is een efficiënte en goed georganiseerde aanpak essentieel.

De uitdaging: administratieve processen verbeteren

Rosa Manus werkte voorheen met een ander roostersysteem. Dat werkte, maar er waren ook veel beperkingen. Vooral het ontbreken van een geïntegreerde verlof en verzuimoplossing, gebruikersgemak en automatisch verwerking van alle (salarismutaties) kostten veel tijd. Toen vorig jaar werd gekozen voor AFAS als HR en financieel systeem was een logisch vervolg het aanpakken van de planning. Op advies van de succesmanager van AFAS kwam Rosa Manus in contact met KEEN Integrations, die een volledig in AFAS geïntegreerde planoplossing biedt: KEENplanning.

De oplossing: een Proof of Concept met KEENplanning

Bij het eerste contact bleek dat de manier van werken van Rosa Manus goed ondersteund kon worden door KEENplanning. Om dit in de praktijk te toetsen, werd besloten een Proof of Concept (POC) op te zetten. Dit gaf Rosa Manus de mogelijkheid om kennis te maken met de functionaliteiten en voordelen van KEENplanning.

In het oude systeem zat er geen integratie met het verlof en verzuim. Dat is bij KEENplanning wel zo. De gegevens komen direct uit AFAS en worden automatisch in de planning verwerkt. Daarnaast worden aan het eind van de maand alle onregelmatigheidstoeslagen automatisch verwerkt, zonder dat er handwerk aan te pas komt. Dit scheelt ons veel tijd.

We hebben een training gevolgd met een aantal planners. Dankzij de eenvoudige bediening van het systeem konden zij snel aan de slag.“Wat ons direct opviel, was hoe snel KEENplanning werd aangesloten op onze omgeving,” vertelt Arianne Heeringa, coördinator bij Rosa Manus. “Ik ben zelf vrijgespeeld om me volledig op de planning te richten. Samen met de medewerkers van KEEN Integrations hebben we een soepele implementatie gehad.”

Het resultaat: snel live en optimaal gebruik

Drie maanden na de start van de Proof of Concept ging Rosa Manus live met KEENplanning. De snelheid van implementatie, de ondersteuning van het KEEN Integrations-team, en de korte lijnen zorgden voor een vlekkeloze overgang. “Voor ons was AFAS nieuw,” legt Heeringa uit. “Het was ontzettend waardevol dat we door KEEN Integrations aan de hand werden meegenomen. Hierdoor leerden we niet alleen hoe we de techniek konden benutten, maar ook hoe KEENplanning aansluit op de behoeften van onze medewerkers en en de manier waarop wij werken.”

Waarom KEENplanning?

De keuze voor KEENplanning werd versterkt door een aantal belangrijke factoren:

  • Snelle en soepele implementatie: Binnen drie maanden live na de start van de POC.

  • Volledige integratie met AFAS: Naadloze aansluiting op bestaande processen.

  • Praktische ondersteuning: KEEN Integrations zorgde voor begeleiding op maat.

  • Gebruiksvriendelijkheid: KEENplanning sluit goed aan op de werkwijze van de medewerkers van Rosa Manus.

Blik op de toekomst

Met de ingebruikname van KEENplanning heeft Rosa Manus een belangrijke stap gezet in het optimaliseren van haar processen. Dit stelt hen in staat om efficiënter te werken en daardoor meer tijd over houden voor contact met cliënten “We hebben met KEENplanning een oplossing die ons helpt onze aandacht te besteden aan onze missie: het bieden van veilige opvang en begeleiding aan mensen in nood,” besluit Heeringa.

 

Ik zag best tegen een nieuw rooster systeem op. Het is mij alles meegevallen. Deze oplossing is eenvoudig, is in AFAS geïntegreerd en samen hebben we de implementatie tot een succes gemaakt.

Arianne Heeringa

Coördinator woonbegeleiding,receptie en kinderactiviteitenbegeleiding, Rosa Manus

Gratis adviesgesprek?

Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?