dbieb

Alleen met een gebruiksvriendelijke planoplossing kunnen medewerkers goed uit de voeten

Toekomstbestendig plannen

Nicole Bevers is teamleider frontoffice bij dbieb, sinds de start van 2024 onze klant voor KEENplanning. Al langer hadden we contact met elkaar. Nicole is de drijvende kracht binnen dbieb voor werken met een plansysteem. Met haar sprak ik over haar keuze voor KEENplanning en hoe dat bevalt.

Uitbreiding van taken

dbieb is een moderne bibliotheek met vijf vestigingen in de gemeenten Leeuwarden en Tytsjerksteradiel. Werkzaamheden van bibliotheken zijn de afgelopen jaren steeds breder geworden. Het is niet meer alleen het uitlenen van boeken. Allerlei maatschappelijke activiteiten vinden plaats in en rond onze bibliotheek. Dat betekent ook wat voor het plannen van medewerkers. Onze leesconsulenten bepalen voor een groot gedeelte hun eigen rooster, voor de frontoffice is dat anders. Die moet gewoon altijd met voldoende medewerkers bezet zijn.

Werken in Outlook was echt een stap terug voor ons

We waren binnen dbieb al een tijd gewend om met een roostersysteem te werken. Daar zaten een aantal punten in waar wij niet mee uit de voeten konden. Het lukte ons niet om daar goede afspraken over te maken met de leverancier. Daarom hebben we destijds een stap teruggezet en zijn weer in outlook gaan plannen. Wel met het idee om zo snel mogelijk weer met een planningsoplossing te gaan werken.

Het outlook rooster is te bewerkelijk. Ook is samenwerken, zelfroosteren een probleem als je plant in outlook. Allemaal verschillende versies en lijstjes om de roostering rond te krijgen. Doordat we ook met Jaarurensystematiek wilden gaan werken werd het vinden van een planoplossing een ‘must’. Je kunt al geen jaaruren uitrekenen in outlook en zeker niet voor een grote groep medewerkers van verschillende afdelingen en diensten.

Op zoek naar integratie in AFAS

Zo zijn we via AFAS bij KEEN Integrations terecht gekomen. Zij hebben AFAS als uitgangspunt en hebben daarop een planoplossing gebouwd. Dat is een grote pré. Andere systemen hebben vaak geen koppelingen en als die er wel zijn, dan levert dat vaak gedoe op. Samen met de andere bibliotheken in Friesland en met FERS zijn we aan de slag gegaan om te kijken of KEENplanning goed op onze manier van plannen aansluit. FERS is de ondersteunende organisatie in Friesland voor alle bibliotheken en cultuurinstellingen.

Ondertussen werken we al een mooie tijd met KEENplanning. Medewerkers ervaren het werken er mee als eenvoudig en prettig. Ze regelen het meeste zelf. Onderling ruilen en als er diensten open vallen, dan lossen ze dat onderling op. Fijn voor de medewerkers en fijn voor dBieb als werkgever. Tevreden medewerkers én doordat ze zelf veel regelen hebben we nog maar 3 uitzendkrachten die we inzetten. Daar we er voorheen 10 hadden.

Bij vragen kunnen ze terecht bij onze coördinator. Zij heeft contact met FERS en zo bouwen we zelf de expertise op. Een extra voordeel is dat de vrijwilligers ook meegenomen kunnen worden in KEENplanning. We hebben ze, zonder extra licentiekosten, toegevoegd in AFAS en ze kunnen straks ook zelf in KEENplanning. Zo hoeven we ook geen aparte registratie voor vrijwilligers bij te houden.

We hebben nog een aantal punten die we fijn zouden vinden als deze worden toegevoegd. Daarvoor is een Roadmap gemaakt en deze zijn in de loop van het eerste jaar toegevoegd.

Tot slot

We hebben met KEEN Integrations een samenwerkingspartner. Plannen is meer dan alleen een roosterpakket. Daar helpen ze ons in en wij kunnen ook aangeven welke ondersteuning we graag zien en ook verwachten. Dat is een prettige wisselwerking!