Sinds een aantal maanden heeft AFAS de urenontrafelaar. Een uitbreiding op de nacalculatie waarmee je geschreven uren kunt opsplitsen in blokjes, zodat per blokje de juiste vergoeding wordt uitbetaald. Complexe overwerkregelingen, toeslagen, afwijkende tarieven per uur van de dag: precies het soort rekenwerk waar salarisadministraties jarenlang handmatig op hebben zitten puzzelen.
Veel organisaties zijn er al mee aan de slag. En de eerste verhalen die we horen zijn enthousiast. Terecht.
Maar we horen ook een ander verhaal. Organisaties die er flink in geïnvesteerd hebben en toch merken dat het niet goed aansluit. Wel op de salarisadministratie – daar werkt het prima – maar niet op het planproces.
Waarom het bij de één wel werkt
Het verschil zit niet in de kwaliteit van de tool. Het zit in de vraag hoe jouw planproces verloopt.
Schrijf je als organisatie vooral uren? Op projecten, opdrachten of taken, en heb je verder geen echte planning anders dan het aantal roosteruren per dag? Dan is de urenontrafelaar precies wat je zoekt. De medewerker schrijft, AFAS ontrafelt, de vergoeding volgt. Eén systeem, één route, geen tussenstappen.
Werk je met een personeelsplanning, dan verandert het beeld. Dan gaat het er niet om dat iemand zijn werkdag verdeelt over verschillende projecten, maar om de vraag of de bezetting rond is. En om de wijzigingen: het rooster staat, en alleen de afwijkingen daarop zijn interessant.
Dat is een fundamenteel ander proces. En daar wringt het, want de nacalculatie van AFAS is niet gebouwd om te plannen. Individueel kom je er met een beetje goede wil nog wel, maar bezetting is er niet in te regelen en diensten zijn niet te standaardiseren. Dan werkt plannen in de nacalculatie niet meer goed.
De urenontrafelaar werkt fantastisch. Behalve als je een personeelsplanning hebt.
De reden die je niet direct ziet
Er is nog een tweede verschil, dat pas na maandafsluiting zichtbaar wordt.
De uren worden ingestuurd naar AFAS. Daar worden ze ontrafeld en via integratie payroll in de salarisadministratie gezet. Dat gaat goed. Maar in de planning zelf is er niets van terug te vinden. De medewerker die wil weten waarom hij dÃt bedrag aan overwerk krijgt, kan het niet zelf narekenen. Niet in de planning, waar hij zijn dienst wél ziet staan.
Dat lijkt slechts een detail. Maar eigenlijk raakt het de kern: vertrouwen.
Onze ervaring is dat medewerkers pas vertrouwen krijgen in toeslagen en overwerk als ze het zelf kunnen controleren. En het liefst bij de bron: daar waar de planning staat. Zonder die controle blijft er een categorie vragen bestaan die bij de planner of bij HR terechtkomt, en die niemand met een druk op de knop kan beantwoorden.
Vertrouwen ontstaat niet in de salarisstrook. Vertrouwen ontstaat op de plek waar de medewerker zijn eigen dienst ziet staan.
Waar wij staan
Daar zit onze terughoudendheid. Niet in de techniek – die is er.
We hebben het namelijk al mogelijk gemaakt om uren vanuit KEENplanning over te zetten naar de nacalculatie van AFAS. Daar kunnen ze vervolgens ontrafeld worden. De optie bestaat dus en organisaties die dit willen, kunnen het inrichten.
De vraag die we daarbij stellen is niet of het kan, maar of het je verder helpt. Als je met een personeelsplanning werkt en het ontrafelen buiten het zicht van je medewerkers gebeurt, dan los je een rekenprobleem op en creëer je een vertrouwensvraag.
En daarmee is het laatste woord nog niet gezegd. Er gebeurt veel op dit vlak, aan onze kant én aan de kant van AFAS. Wij blijven zelf experimenteren met het ontrafelen van uren, omdat we denken dat het uiteindelijk hoort te landen op de plek waar de planning staat.
Dus: gaat AFAS de urenontrafelaar hier verder in ontwikkelen? Waarschijnlijk. Doen wij dat ook? Zeker.
Overweeg je het zelf?
Dan is de eerste vraag niet welke tool je kiest, maar hoe jouw planproces eruitziet. Daar zit het antwoord. We volgen de ontwikkelingen op de voet en denken graag met je mee.