Bibliotheken veranderen snel.
Ze zijn ontmoetingsplek, leeromgeving, cultureel podium, werk- en studieplek – en ja, óók nog uitleenpunt voor boeken. Die ontwikkeling heeft één grote impact achter de schermen:
– De planning en inzetbaarheid van medewerkers wordt een stuk complexer
– Meer verschillende rollen en activiteiten
– Wisselende openingstijden en locaties
– Andere piekmomenten dan “vroeger”
– Medewerkers die méér flexibiliteit willen en nodig hebben
In veel bibliotheken spelen AFAS en een planningsoplossing daarin een belangrijke rol. Maar dan moeten ze wél goed ingericht en goed gebruikt worden.
Hoe het begon: van dBieb naar “Bieb en Beheer”.
Toen ik zo’n 3 jaar geleden voor het eerst met bibliotheken ging samenwerken, was dit dé vraag die overal terugkwam: Hoe kunnen we software gebruiken om onze medewerkers flexibel in te zetten in een bibliotheek die zóveel meer doet dan boeken uitlenen?
In de samenwerking met o.a. Nicole Bevers, teamleider bij dBieb, heb ik veel geleerd over:
wat er in de dagelijkse praktijk op de vloer gebeurt, welke flexibiliteit teams nodig hebben,
hoe je formatie, beschikbaarheid en openingstijden slim aan elkaar knoopt.
Die inzichten neem ik sindsdien mee naar iedere nieuwe implementatie. En daaruit ontstond het idee:
we moeten die kennis veel breder delen met bibliotheekmedewerkers. Niet als theoretisch verhaal, maar als eerlijke “dit werkt wel / dit werkt niet”-kennis over planning én AFAS.
Waar het vaak misgaat met AFAS en planning in de bieb
In gesprekken met bibliotheken zien we steeds dezelfde patronen terug. Een paar herkenbare valkuilen:
1. AFAS is technisch prima ingericht, maar sluit niet aan op de praktijk:
Processen op papier kloppen, maar op de vloer wordt alsnog veel buiten het systeem om geregeld. Denk aan Excel-lijstjes, mailtjes en ad-hoc-afspraken.
2. Planning en HR / AFAS leven te veel naast elkaar:
Roosters worden in één systeem gemaakt, verlof en contracturen in een ander. Niemand heeft het volledige plaatje, waardoor: je formatie niet helemaal klopt met de werkelijkheid, je achteraf gaat repareren in plaats van vooruit plannen.
3. Beheer “erbij doen” wordt te complex:
Iemand in de organisatie “doet AFAS erbij” of “doet de planning erbij”. Dat werkt zolang alles rustig is. Maar zodra er veranderingen zijn (nieuwe diensten, andere openingstijden, organisatiewijzigingen) wordt het snel onoverzichtelijk.
Juist op die punten kun je met een goede inrichting van AFAS én een slimme planningsaanpak veel winst behalen.
De rol van Paul Verberne: 15 jaar AFAS-ervaring in de bibliotheeksector
In mijn gesprek met Paul Verberne, directeur van Flinker (AFAS-partner met zo’n 50 medewerkers), merkte ik al snel: hij zit met precies dezelfde vragen – maar dan vanuit de AFAS-kant.
Paul werkte als zelfstandige al aan AFAS-implementaties bij de POI’s en zet die ervaring inmiddels al zo’n 15 jaar in voor bibliotheken en aanverwante organisaties. Hij weet heel goed: wat bibliotheken écht nodig hebben van hun bedrijfssoftware, welke keuzes in AFAS later zorgen voor extra werk of gedoe, wanneer je beheer prima zelf kunt doen en wanneer het slimmer (of goedkoper) is om het (deels) uit te besteden.
Tijdens onze dag “Bieb en Beheer” deelt Paul zijn lessen over AFAS in de bibliotheekpraktijk, met onder andere:
Wanneer kies je ervoor om het zelf te doen en wanneer voor uitbesteden van het AFAS-beheer?
Wat zijn de belangrijkste valkuilen in de inrichting van AFAS voor bibliotheken?
Hoe zorg je dat AFAS je planning en formatie ondersteunt in plaats van frustreert?
Wat biebs over AFAS én planning zouden moeten weten
Als we onze ervaring bij elkaar leggen – vanuit planning én AFAS – komen we steeds op een paar kernlessen uit:
1. Begin bij de werkvloer, niet bij het systeem.
Kijk eerst: welke rollen, diensten en activiteiten hebben we? Hoe beweegt de dag in jullie bieb echt? Pas daarna ga je AFAS en je planningsoplossing inrichten.
2. Laat AFAS en planning elkaar voeden.
Formatie, contracten en verlof in AFAS; roosters, inzet en bezetting in je planningssysteem. Die twee moeten op elkaar aansluiten. Alleen dan kun je: realistisch plannen, onder- of overbezetting op tijd zien en onderbouwde keuzes maken richting MT of bestuur
3. Maak een bewuste keuze over beheer.
AFAS-beheer en planningsbeheer “erbij doen” lijkt goedkoop, maar kost vaak veel tijd en energie. Kijk eerlijk:
welke kennis hebben we intern? Wat willen we zelf kunnen? Voor welke onderdelen is het slimmer om een partner in te schakelen?
4. Denk vooruit: veranderingen zijn de norm, niet de uitzondering.
Openingstijden veranderen, nieuwe projecten komen erbij, doelgroepen verschuiven. Richt AFAS en je planning zo in dat je: makkelijk scenario’s kunt maken, snel kunt bijsturen op basis van data, niet steeds alles opnieuw hoeft uit te vinden.
Daarom organiseren we de dag van Bieb & Beheer op 10 maart 2026.
“Bieb en Beheer” is ontstaan vanuit één gedachte: bibliotheken verdienen betere, eerlijkere en praktisch bruikbare kennis over AFAS en planning.
Geen verkooppraatje, geen technisch feestje om het technisch feestje, maar: praktijkvoorbeelden uit echte biebs, lessen uit 15 jaar AFAS in de sector, concrete tips om morgen al anders te gaan plannen en beheren.
Met de bijdrage van Paul Verberne op het gebied van AFAS en onze eigen expertise op het gebied van planning en formatie in bibliotheken, gaan we je helpen om: meer rust in je rooster te krijgen, beter zicht op je formatie en inzetbaarheid te houden en software écht te laten werken voor jouw bibliotheek.
Wil je erbij zijn?
Werk je in of voor een bibliotheek en ben je betrokken bij: HR / formatie, planning / roosters of AFAS-beheer / bedrijfsvoering? Dan is “Bieb en Beheer” relevant voor jou!
Meer informatie en aanmelden vind je hier: https://klant.afas.nl/events/bieb-beheerdag
We zien je graag op “Bieb en Beheer” – om samen verder te komen in wat biebs over AFAS én planning zouden moeten weten.