๐๐ญ๐๐ซ๐ญ๐๐ง ๐ฆ๐๐ญ ๐๐๐ง ๐ง๐ข๐๐ฎ๐ฐ๐ ๐ฆ๐๐ง๐ข๐๐ซ ๐ฏ๐๐ง ๐ฉ๐ฅ๐๐ง๐ง๐๐ง: ๐ซ๐ฎ๐ฌ๐ญ๐ข๐ ๐๐๐ ๐ข๐ง๐ง๐๐ง, ๐ฌ๐ญ๐ซ๐๐ค ๐ฌ๐ญ๐ฎ๐ซ๐๐ง
Gisteren zaten we met planners, managers en andere betrokkenen van KopGroep Bibliotheken bij elkaar in Den Helder, vlak bij de haven. Zoโn startsessie is waardevol. Niet omdat je โeven aftraptโ, maar omdat je samen steeds scherper krijgt wat er nodig is om planning echt goed te laten werken.
Dank voor de fijne samenwerking allemaal!
Voor mij werd opnieuw bevestigd: duidelijkheid is de belangrijkste voorwaarde. We weten uit ervaring wat wel en niet werkt. En alles wat je onduidelijk laat, of niet goed meeneemt, komt later terug als vertraging.
Een paar lessen die ik telkens opnieuw zie terugkomen:
1) Start direct, maar doe rustig aan
Je hoeft niet alles perfect te hebben voordat je begint. Starten helpt om scherp te krijgen wat er echt ontbreekt. Maar: begin beheerst, in stappen, zodat mensen kunnen aanhaken.
2) Zet altijd een deadline
Geen deadline = uitstel. Er komt altijd iets tussendoor. En hoe langer het duurt, hoe meer mensen dingen vergeten. Dan gaat tijd zitten in โweer opfrissenโ in plaats van vooruitgang boeken.
3) Ga niet schaduwdraaien
Schaduwdraaien klinkt veilig: oud en nieuw naast elkaar, vergelijken, zekerheid. In de praktijk wordt het โzoek de verschillenโ. Twee systemen strak bijhouden gebeurt niet. Dat is althans mijn ervaring. Het kost energie, levert ruis op en ondermijnt de overstap.
4) Verwacht niet dat iedereen het meteen goed doet
Een nieuwe manier van werken is als een huis opruimen: als je zegt dat iedereen moet opruimen, is het niet ineens netjes. Het is meestal niet moeilijk en vraagt ook niet veel, maar het vraagt wรฉl dat een paar nieuwe routines consequent worden uitgevoerd.
5) Zorg dat planners het systeem echt eigen maken
De planners moeten zรณ vaardig zijn dat ze vragen van medewerkers direct kunnen beantwoorden. Als een medewerker een vraag stelt en het antwoord is โik snap het zelf ook nietโ, dan is de geloofwaardigheid van de nieuwe manier van werken meteen weg. En dan ben je maanden verder voordat je dat vertrouwen herstelt.
Kort samengevat: start snel, stuur strak, voorkom dubbel werk, en maak de kerngebruikers (planners) ijzersterk. Dat is meestal het verschil tussen live gaan of blijven schuiven.
Ik ben benieuwd: wat is bij jullie de grootste valkuil bij het invoeren van een nieuwe planning- of werkwijze?