Noorderpoort

Leestijd: 2 min (500 woorden)

De uitdaging

  • Gebrek aan uniformiteit: Elke locatie had een eigen werkwijze met diverse papieren en digitale formulieren (post/mail).

  • Hoge werkdruk & foutgevoeligheid: De financiële- en salarisadministratie moesten alles handmatig verwerken en corrigeren.

  • Versnipperd overzicht: Er ontstonden ‘sub-administraties’ per locatie, waardoor centraal inzicht ontbrak.

  • Complexe fiscaliteit: Tijdrovende handmatige handelingen voor belastingaangiftes (zoals IB47).

De oplossing

  • Strategische uitrol: Gestart bij één pilotlocatie en daarna KEENdeclaraties organisatiebreed uitgerold.

  • Focus op adoptie: Inzet van een eigen portal in AFAS InSite met instructievideo’s voor medewerkers.

  • Strak projectmanagement: Succes door duidelijke verwachtingen, het betrekken van stakeholders en één vast intern aanspreekpunt.

  • Gebruiksvriendelijkheid: Een laagdrempelig systeem waarbij de declarant zelf de bron is van de data.

Voordelen

  • Efficiëntie: Enorme tijdsbesparing door het wegvallen van handmatig invoerwerk en controles.

  • Data-integriteit: Alles is direct vastgelegd in één systeem (AFAS), wat zorgt voor minder fouten.

  • Gebruikersgemak: Medewerkers ervaren het proces als extreem eenvoudig (“Is dit het?”).

  • Inzicht: Controllers hebben nu (en in de toekomst) direct toegang tot betrouwbare stuurinformatie zonder sub-administraties te raadplegen.

  • Schaalbaarheid: Het proces is nu toekomstbestendig en uniform voor alle 25 locaties.

Sector

Onderwijs

De kracht zit niet alleen in de techniek, maar ook in de manier waarop het proces wordt ingericht: duidelijk, gestructureerd en volledig geïntegreerd in AFAS.

Van papieren declaraties naar één gestroomlijnd proces in AFAS

Noorderpoort is een grote MBO-onderwijsinstelling in Groningen en Drenthe verdeeld over 25 locaties met ruim 12.000 studenten en ongeveer 1.800 medewerkers. Binnen zo’n organisatie moeten processen niet alleen kloppen, maar ook schaalbaar en beheersbaar zijn.

Voor het declaratieproces was dat lange tijd een uitdaging.

Samen met Albert Raven (functioneel beheerder AFAS) en Marion Boonstra (financiële administratie en gebruikerssupport) blikken we terug op hun keuze voor KEENdeclaraties.

De uitdaging: veel formulieren, veel handmatig werk, weinig overzicht

Voor de implementatie van KEENdeclaraties werkte Noorderpoort met verschillende declaratieformulieren. Deze werden per post of per mail ingestuurd. Iedere locatie had daarbij grotendeels zijn eigen werkwijze.

Dat bracht meerdere knelpunten met zich mee:

  • Veel verschillende formulieren en geen uniforme werkwijze
  • Veel handmatig werk per locatie
  • Foutgevoeligheid door handmatige verwerking
  • Hoge werkdruk op de administratie
  • Complexe en tijdrovende belastingaangifte (o.a. IB47)

Omdat de declarant zelf weinig deed in het proces, ontstond er per locatie als het ware een “sub-administratie”. Het overzicht ontbrak en correcties kostten veel tijd. Vooral de salarisadministratie ervaarde de impact hiervan.

Het was duidelijk: dit moest eenvoudiger, overzichtelijker en minder foutgevoelig.

De oplossing: automatiseren binnen AFAS

Albert kende KEEN Integrations en KEENdeclaraties al vanuit zijn eerdere functie bij de Rijksuniversiteit Groningen en contacten bij de Hanzehogeschool. Toen hij bij Noorderpoort startte, nam hij deze ervaring mee.

Na een korte demo was de keuze snel gemaakt. Referenties uit vergelijkbare onderwijsorganisaties, gecombineerd met een sterke prijs-kwaliteitverhouding, gaven vertrouwen om de stap naar automatisering te zetten.

De implementatie begon bij één locatie. Na een succesvolle start werd de oplossing organisatiebreed uitgerold. Dit succes is te danken aan de aanpak van Albert en Marion.

Belangrijk onderdelen in hun aanpak:

  • Duidelijke verwachtingen vooraf bepalen
  • Intern het proces en beleid gezamenlijk vaststellen
  • Eigenaarschap per locatie stimuleren
  • Stakeholders actief betrekken
  • Eén vast aanspreekpunt aanstellen
  • Beschikbaar blijven voor vragen tijdens en na livegang

Daarnaast ontwikkelde Noorderpoort een eigen portalpagina binnen AFAS InSite, inclusief instructievideo’s. Zo kunnen medewerkers – intern én extern – altijd zelfstandig en succesvol een declaratie indienen.

De voordelen in de praktijk

Sinds de livegang is het verschil direct merkbaar. Declaraties worden nu direct in AFAS verwerkt. Locaties hebben inzicht en overzicht, zonder aparte sub-administraties. Het onnodig handmatige werk is verdwenen.

De grootste winst:

  • Flinke tijdsbesparing
  • Minder foutgevoeligheid
  • Alles in één systeem (AFAS)
  • Meer structuur en uniformiteit
  • Stuurinformatie voor controllers (voor in de toekomst)

De salarisadministratie is heel blij met het wegvallen van onnodige correcties en handmatige controles.

Ook gebruikers reageren positief. De oplossing wordt als laagdrempelig en gebruiksvriendelijk ervaren. Zoals Marion recent terugkreeg van een medewerker: “Is dit het?” — een reactie die precies weergeeft hoe eenvoudig het proces is geworden.

KEENdeclaraties wordt inmiddels steeds vaker gebruikt binnen de organisatie, mede doordat het bewustzijn groeit en het systeem toegankelijk is voor iedereen.

Aanbeveling

Noorderpoort beveelt KEEN Integrations actief aan bij andere organisaties die tegen vergelijkbare vraagstukken aanlopen.

Volgens Albert en Marion zit de kracht niet alleen in de techniek, maar ook in de manier waarop het proces wordt ingericht: duidelijk, gestructureerd en volledig geïntegreerd in AFAS.

Van papieren formulieren naar één gestroomlijnd, digitaal proces  met meer overzicht, minder werkdruk en een toekomstbestendige inrichting.

“Referenties uit vergelijkbare onderwijsorganisaties, gecombineerd met een sterke prijs-kwaliteitverhouding, gaven vertrouwen om de stap naar automatisering te zetten”

Albert Raven

Functioneel beheerder AFAS, Noorderpoort.

Gratis adviesgesprek?

Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?

Maak een afspraak