Huis voor de Sport Groningen

Leestijd: 2 min (500 woorden)

De uitdaging

Huis voor de Sport Groningen verzorgt met een team van sportleerkrachten sportlessen en naschoolse activiteiten op scholen in de regio. Voor de administratie van roosters en urenregistratie werkte de organisatie jarenlang met Excel-bestanden in combinatie met AFAS.Dat bleek foutgevoelig en tijdrovend. Roosters moesten handmatig worden bijgehouden en sportleerkrachten schreven hun uren zelf. Hierdoor was de administratieve last hoog, met een reëel risico dat de verantwoording naar scholen niet volledig of actueel zou zijn.Zonder verbetering zou de organisatie veel tijd kwijt blijven aan correcties en dubbel werk. Bovendien zou het vertrouwen van scholen onder druk komen te staan.

De oplossing

In samenwerking met KEEN Integrations koos Huis voor de Sport Groningen voor KEENplanning, de geïntegreerde planoplossing binnen AFAS. Tijdens de voorbereiding werd intensief samengewerkt om de inrichting optimaal af te stemmen op de praktijk.Een mooi voorbeeld hiervan is de toevoeging van een vermenigvuldigingsfactor (1 lesuur = 1,4 uur), waardoor de registratie naadloos aansluit op de werkelijkheid. Sinds de start van schooljaar 2025/2026 werkt de organisatie volledig in KEENplanning.Roosters worden nu centraal beheerd, uren automatisch geregistreerd en na de maandafsluiting komen de nacalculatieregels direct terug in AFAS.

Voordelen

Met KEENplanning werkt Huis voor de Sport Groningen vanuit één betrouwbaar systeem.
  • Minder administratie – de administratie is eenvoudiger en minder foutgevoelig.
  • Altijd actuele en betrouwbare data – de verantwoording richting scholen is up-to-date.
  • Volledige integratie met AFAS – gegevens worden automatisch verwerkt, zonder dubbel werk.
  • Samenwerking op maat – KEEN Integrations dacht actief mee om de inrichting perfect te laten aansluiten.

Sector

Onderwijs, Sport

”We zijn ontzettend blij dat we met één systeem werken”

Minder administratie,
meer focus op sport

In gesprek met Femke Kikstra, Huis voor de Sport Groningen

 

“Iedere verandering is spannend, maar we zijn ontzettend blij dat we nu met één systeem werken. Alles staat overzichtelijk in KEENplanning, de gegevens worden automatisch verwerkt in AFAS en we besparen veel tijd op administratie. Zo kunnen wij ons focussen op waar het echt om draait: goed sportonderwijs voor de kinderen.“Bovendien is het heel fijn om samen te werken met KEEN Integrations. Ze denken met ons mee om ervoor te zorgen dat we goed kunnen plannen en hebben de kennis van AFAS om samen met ons de beste inrichting te realiseren.”

Heel fijn om samen te werken met KEEN Integrations. Ze denken met ons mee om ervoor te zorgen dat we goed kunnen plannen en hebben de kennis van AFAS om samen met ons de beste inrichting te realiseren.

Femke Kikstra

Administratief Medewerker| Coördinator KEENplanning, Huis voor de Sport Groningen

Gratis adviesgesprek?

Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?

Maak een afspraak