User case: hoe MBO Raad flexibel werken ondersteunt zonder onnodige administratie

Veel organisaties die het medewerkers makkelijk willen maken om thuiswerken en woonwerk in te kunnen vullen, administratief te verwerken én flexibel werken ondersteunen, lopen tegen beperkingen aan. Hoe los je deze uitdaging op? 

Lees hier hoe MBO Raad dat heeft gedaan.

Gerard van Keeken is Hoofd Interne Bedrijfsvoering van MBO Raad, de branchevereniging voor middelbaar beroepsonderwijs. MBO Raad heeft 150 maandelijkse declaranten.

Gerard belde ons met zijn uitdagingen rondom thuiswerken/woonwerk. Drie weken na ons eerste telefooncontact is KEENwoonwerk live bij MBO Raad. In deze user case deelt hij zijn ervaringen.

Waarom zijn jullie nu opzoek gegaan naar een nieuwe declaratieoplossing?
Net als iedereen werden wij geconfronteerd met Corona en moesten we plotseling thuiswerken. Na een half jaar zijn wij begonnen met het uitdelen van thuiswerkvergoedingen en hebben we vaste reisvergoedingen stilgezet. Dat ging goed zolang we volledig thuiswerkten.

We willen een flexibel mobiliteitsbeleid wat administratief zo eenvoudig mogelijk is. De oplossing kost nog geen euro per gebruiker per maand. Dus op het moment dat we 5 minuten aan administratie besparen per week verdienen we dat wel terug.”

Gerard van Keeken

Hoofd Interne Bedrijfsvoering, MBO Raad

.
.

Tegen welke knelpunten liepen jullie aan?
Toen onze medewerkers half thuis en half op kantoor werkte hebben we de thuiswerkvergoeding volledig door laten lopen. Mensen die naar kantoor kwamen konden dit vervolgens declareren via een declaratieformulier. Dit is heel onhandig en leidt tot dubbele kosten.

We kwamen tot de conclusie dat we naar een nieuw mobiliteitsbeleid toe moeten. Aan de ene kant willen we dat verruimen, aan de andere kant moet het flexibel blijven (thuiswerken, dienstreizen, woonwerk etc). Het moet administratief zo eenvoudig mogelijk, want we willen medewerkers niet opzadelen met onnodige administratie. We kwamen tot de conclusie dat het in AFAS niet flexibel genoeg was.

Wij bestaan voor de helft uit subsidieprojecten en externe subsidieverstrekkers eisen een integrale urenverantwoording. We hebben hier ook voor AFAS gekozen, maar dit blijkt een administratieve belasting. Elke week moesten onze werknemers handmatig regels vullen om correcte projectverantwoording te hebben. We willen niet dat iedereen op vrijdagmiddag een half uur (!) kwijt is om zijn/haar reisbewegingen te registreren.

Welke overwegingen hadden jullie wat betreft de nieuwe oplossing?
Na met OR gesproken te hebben bleek gebruikersgemak een belangrijke voorwaarde. Het moet voor ons maximaal flexibel zijn tegen een zo minimaal mogelijke inspanning. Dat is gelukt! We hebben een zeer flexibel systeem dat binnen onze eigen ICT omgeving past, waar we aan de techniek geen omkijken hebben. Gebruikers kunnen het relatief makkelijk gebruiken.

Hoe is de implementatie verlopen?
Dat is heel eenvoudig geweest. KEEN Integrations heeft meegekeken naar de inrichting destijds. De uitgangspunten hadden we al helder, aangezien die besproken waren met de OR. KEEN Integrations kon dat in haar systeem verwerken en dat hebben we als test bij een aantal gebruikers opengezet. Dat beviel, en vervolgens zijn we live gegaan. 

Hoe ziet de kosten/baten analyse er bij MBO Raad uit?
Deze oplossing kost nog geen euro per gebruiker per maand. Dus op het moment dat we 5 minuten aan administratie besparen per week verdienen we dat wel terug. Daarnaast voorkomen we hiermee ook eventuele frustratie, wat een mooi pluspunt is. Maar of je dat in geld uit kan drukken is de vraag.

Komt AFAS zelf alsnog met een mooie standaard? We zitten nergens aan vast, dus we kunnen er ook zo vanaf. Dan hebben we inderdaad implementatiekosten betaald, maar die verdienen we wel terug dit jaar.

Wist je dat Gerard gastspreker was bij ons webinar over thuiswerken en woonwerk? Ontvang je daar graag een samenvatting van? Zie dan https://www.keenintegrations.nl/webinar-10-mei/

Producten voor flexibel declareren

Gratis adviesgesprek?

Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?