“Maak jij het vrijwilligers en externen eenvoudig om te kunnen declareren? En worden ze altijd direct uitbetaald?”

Met KEENdeclaratie kunnen vrijwilligers vanuit één scherm declareren en wordt er direct vanuit de inkoopfacturen uitbetaald.

KEENdeclaratie

Eenvoudig declareren voor externen

Dit product is geschikt voor alle organisaties waarbij ook gedeclareerd kan worden door mensen die geen medewerker van de organisatie zijn. Uitbetaling verloopt dan via de financiële administratie (en niet via payroll). Deze groep mensen (b.v. vrijwilligers) kunnen op hun mobiel op een eenvoudige manier hun declaraties indienen.

Door het declaratieproces te optimaliseren met KEENdeclaratie bespaart de Hanzehogeschool tussen de 1 en 2 Fte. En het gebruikersgemak voor declaranten is toegenomen. Een mooie optimalisatie!

Marten Venemans
Projectleider, Hanzehogeschool

Waarom hebben we dit niet eerder gedaan?

Hanzehogeschool ging juni 2023 live met KEENdeclaratie. Meer dan 10.000 declaraties per jaar worden nu direct via OutSite ingediend en verwerkt in AFAS. Waar declaranten soms maanden moesten wachten, worden ze nu direct uitbetaald. Tijn Oprins, verantwoordelijk voor het inzetten van werkstudenten, legt uit welke overwegingen een rol speelden, hoe het proces is aangepakt en hoe externen nu declareren.

Vraagstuk

  • We willen declaraties niet via de payroll laten uitbetalen
  • Zichtbare en verplichte velden afhankelijk van de soort declaratie
  • Vanuit één scherm alle declaraties kunnen doen. Zowel km-declaraties als alle soorten onkostendeclaraties

Oplossing

  • Eén scherm waar op basis van de gekozen declaratiesoort de benodigde velden zichtbaar worden
  • Verwerking als inkoopfactuur met directe betaling vanuit AFAS
  • Volledig configureerbaar. De declarant vult de declaratie in en op de achtergrond wordt deze juist verwerkt (bijvoorbeeld kostenplaats, kostendrager en/of project)
  • Volledig in control, doordat je zelf bepaalt wie wat mag declareren

De voordelen van KEENdeclaratie op een rij

Voor gebruikers

  • Vanuit één scherm alle declaraties kunnen indienen
  • Eenvoudig meerdere declaraties achter elkaar toevoegen en indienen

Voor finance

  • Financiële mutatie komt automatisch op de juiste manier binnen in AFAS
  • Afwikkeling via de inkoopfactuurworkflow

Overige voordelen

  • Het is niet meer nodig om declaraties op papier of in Excel te ontvangen en deze te verwerken in AFAS

Gratis adviesgesprek?

Heb je een uitdaging? Wil je weten hoe AFAS nog beter voor je kan werken?